Van magneten en briefjes naar grip en structuur
Voorheen verliep de interne planning nog grotendeels op papier. Handgeschreven briefjes, magneetborden en losse Excel-overzichten bepaalden de werkstructuur.
“Papier is geduldig,” vertelt Erik. “Maar als iets aan de muur hangt, is het niet inzichtelijk voor iedereen. En als je wilt weten wie vandaag wat doet, moet je het echt gaan opzoeken.”
Daar kwam bij dat een groot deel van het personeelsbestand – zo’n 70 medewerkers – flexibel werkt, vaak op oproepbasis. Een gestroomlijnde, overzichtelijke planning was dus niet alleen wenselijk, maar noodzakelijk.
De keuze voor vPlan
Vredehof ging op zoek naar een gebruiksvriendelijke tool die snel kon schakelen, visueel inzicht gaf en gekoppeld kon worden met hun ERP-systemen.
“Wat ons aansprak was de snelheid van schakelen en het persoonlijke contact,” vertelt Stephan. “Vanaf het eerste contact hadden we al vertrouwen. Je voelt: er is altijd iemand bereikbaar als je iets nodig hebt. De betrouwbaarheid, continuïteit én het gebruiksgemak van vPlan gaven voor ons de doorslag.”
Dankzij de integratie met AFAS en Dyflexis kunnen medewerkers één keer worden aangemaakt in AFAS en vervolgens automatisch worden overgenomen in vPlan en Dyflexis. Minder handwerk, minder fouten, meer tijd.
De implementatie: stap voor stap
De implementatie verliep gefaseerd. Samen met partner Differit en integratiepartner Improvit werd de koppeling tussen AFAS, vPlan en Dyflexis ingericht.
“Zo besparen we tijd,” legt Stephan uit. “Je maakt bijvoorbeeld een medewerker maar één keer aan in AFAS en die verschijnt vervolgens automatisch in Dyflexis én vPlan.”
Vredehof startte met een testgroep van planners, zorgmedewerkers en uitvaartleiders. Daarna volgde een bredere uitrol. Elke uitvaart wordt als project aangemaakt in AFAS. Dit wordt automatisch vertaald naar opdrachten in vPlan, bijvoorbeeld een verzorging, overbrenging of een gesprek met de familie.
Wordt een opdracht in AFAS per ongeluk op een verkeerde datum gezet? Dan zie je dat direct in vPlan en kun je het eenvoudig aanpassen.
“In ons vak kunnen we geen fouten veroorloven,” zegt Stephan. “We kunnen een uitvaart niet ‘overdoen’. Daarom schaduwdraaien we altijd eerst en testen we zorgvuldig, voordat we nieuwe processen volledig implementeren.”
Hoe één planning alles en iedereen verbindt
Het bedrijfsbureau ontvangt een melding en maakt het dossier aan als project in AFAS. Direct worden de eerste twee opdrachten gegenereerd in vPlan: één voor de postmortale zorg, en één voor de uitvaartleider. De uitvaartleider vult het dossier verder aan tijdens het gesprek met de familie, bijvoorbeeld met opdrachten voor vervoer, drukwerk of bloemen.
Is er vervoer nodig? Dan komt die taak automatisch in de vervoersplanning van vPlan terecht. De planner wijst vervolgens een beschikbare auto toe aan het dossier.
“Het is erg overzichtelijk,” vertelt Erik. “Je ziet in één oogopslag welke dossiers nog niet zijn gepland en welke auto’s beschikbaar zijn, per dag en per uur. We kunnen dus heel eenvoudig de juiste vervoersopdracht plannen.”
“Waar we vroeger moesten zoeken naar de status van dossiers of openstaande opdrachten, komt die informatie nu naar ons toe. Zijn er wijzigingen, dan zijn we daar direct van op de hoogte. Dat is een groot voordeel als je met elkaar in één planning werkt.”
En niet alleen de planners profiteren daarvan. De medewerkers in de uitvoering – van zorg tot vervoer – hebben via de vPlan-app altijd direct toegang tot hun opdrachten. “Zij zien precies wat er openstaat en wat er die dag moet gebeuren. Alle dossiergegevens staan in de app, dus ze hebben altijd de juiste informatie op zak. Even iets checken? Dat is zo gebeurd.” Zo zorgt vPlan ervoor dat iedereen, van kantoor tot op locatie, met vertrouwen en overzicht kan werken.
Digitalisatie en automatisering voor efficiënter werken
De koppeling tussen Afas en Dyflexis zorgt al voor een grote automatisering slag. Zo kunnen ze precies de gewenste velden uit AFAS overnemen in vPlan, waardoor informatie altijd actueel en op de juiste plek beschikbaar is.
Via notificaties en slimme automatiseringen worden medewerkers geholpen om stappen niet te vergeten. Is een opdracht verlopen zonder statusupdate? Dan krijgen zij daar automatisch een melding van.
Ook het gebruik van labels maakt het werk overzichtelijker. “Bijvoorbeeld in de planning van uitvaartleiders,” vertelt Erik. “Als iemand tijdelijk een dossier niet kan uitvoeren, zetten we daar een rood label ‘overnemen’ op. Zo ziet de planning direct dat het dossier opnieuw moet worden toegewezen.”
Voor de vervoermedewerkers betekent dit ook een enorme stap vooruit. “Zij openen ’s ochtends gewoon de app en zien meteen waar ze naartoe moeten,” aldus Erik. “Geen losse werkbriefjes meer, geen onduidelijkheden. Alles staat netjes in de planning. Dat geeft overzicht én vertrouwen.”
Meer rust, minder stress en ruimte om vooruit te kijken
Met vPlan heeft Vredehof meer grip gekregen op de dagelijkse operatie. Planners starten de dag met een helder overzicht van alle lopende dossiers. Medewerkers in de zorg of het vervoer ontvangen hun taken via de app, altijd actueel en overal toegankelijk.
“Waar we eerst maar een dag of twee vooruit konden kijken, kijken we nu gerust een week vooruit,” zegt Erik. “Dat betekent ook: eerder mensen inschakelen, minder last-minute schakelen en meer rust in de organisatie.”
Papier is nog niet helemaal verleden tijd, maar de printer draait duidelijk minder. En de communicatie is sneller en gestructureerder dan ooit.
Conclusie: klaar voor de toekomst
Bij Vredehof is het doel helder: verder digitaliseren, stap voor stap. Niet met een ‘big bang’, maar met aandacht en begeleiding, passend bij de organisatie en haar mensen.
“Het is eenvoudig om stap voor stap ook optimalisaties door te voeren,” vult Erik aan. “Tijdens het gebruik kom je erachter dat een label of status net iets anders moet en die wijzigingen kun je zó aanpassen. Dat vind ik een groot voordeel van vPlan: je bent zelfredzaam en kunt snel schakelen. En heb je toch een vraag? Dan kom je met de supportartikelen en video’s vaak al een heel eind. Het inspireert ons ook om verder te verbeteren.”
“Er is nog geen totaaloplossing software in onze branche,” verteld Stephan. “Maar samen met vPlan bouwen we daar nu aan.”
Bij Vredehof draait alles om zorg, aandacht en vertrouwen. En dankzij vPlan kunnen ze die waarden nu ook intern, in hun planning en organisatie, elke dag waarmaken.
