De uitdaging: grip houden op groei
We spreken met Lars, verantwoordelijk voor de verkoop bij Teunis Bedrijfskleding. Hij is dagelijks in contact met klanten en weet als geen ander hoe belangrijk snelle en transparante communicatie is. Niet pas achteraf, maar op het moment dat de vraag komt.
“Wij willen gewoon open en eerlijk communiceren,” vertelt Lars. “Als een klant de status wil weten van een order, wil ik binnen tien seconden antwoord kunnen geven. Niet: “ik kom er later bij je op terug. De klant wil nu een antwoord.
Toch werd dat steeds lastiger naarmate het bedrijf groeide. De planning gebeurde grotendeels uit het hoofd, via korte overleggen op de werkvloer of in een Excel-bestand dat niet altijd werd bijgewerkt.
“Ik merkte dat we te veel op routine draaiden,” legt Lars uit. “Als iemand een dag afwezig was, wisten we soms niet meer precies waar een order lag en was het overzicht snel kwijt. Dat maakte het lastiger om altijd snel het volledige overzicht te houden. Tegelijk werden de orders steeds complexer, met meerdere bewerkingen en handelingen verspreid over verschillende afdelingen.”
Voor Lars was duidelijk: het proces moest anders. Een centrale, visuele planningstool die overzicht biedt én flexibel genoeg is om met het team mee te bewegen, werd noodzakelijk.
Eén centrale planning, afgestemd op elk team
Teunis Bedrijfskleding werkt nu met meerdere planborden. Er is een totaaloverzicht van alle lopende orders, aparte borden voor borduren en bedrukken en een projectplanbord voor klanten met hele grote bestellingen met vaste bestelmomenten.
“Voor mij als verkoper is vooral het totaaloverzicht heel handig,” zegt Lars.
“Als een klant belt, zoek ik gewoon op naam, ordernummer of referentie en zie meteen waar de order is en wanneer hij geleverd wordt.”
“Zelf werk ik het liefst in de Kanban-weergave, waarin de orders per status zijn verdeeld. Zo zie ik precies hoeveel orders er in welke status staan of welke order bijvoorbeeld op on hold staat. De collega’s van productie kijken graag vanuit de lijstweergave, waarin ze snel kunnen filteren op werkzaamheden.
“Iedereen werkt zoals het voor hem of haar prettig is. Dat is het fijne aan vPlan, het past zich aan aan jouw manier van werken, niet andersom.”
Ook de samenwerking tussen systemen is geautomatiseerd. Zodra een order op ‘gereed’ staat, wordt er automatisch een verzendlabel gegenereerd via TradeApps.
De resultaten: meer rust, meer grip, snellere levertijden
Sneller antwoord voor de klant
Dankzij vPlan is het klantcontact veel directer geworden. Lars hoeft niet meer op zoek naar een collega of in het magazijn te duiken voor een statusupdate. “Als een klant belt, kan ik meteen zien waar een order is en wanneer die geleverd wordt,” vertelt Lars.
Meer rust op de werkvloer
Lars verteld verder: “Ook intern is het verschil groot. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, taken worden beter afgestemd. Vroeger liepen mensen elkaar continu te zoeken. Nu zien ze in het systeem wat er moet gebeuren en stemmen het onderling af. Dat werkt zóveel rustiger.”
Slimmer bundelen en minder dubbel werk
Orders van dezelfde klant worden nu gebundeld, waardoor machines efficiënter draaien. “Als een machine toch aan staat, pakken we er meteen een andere order van die klant bij. Dat scheelt instellen en voorkomt dat we dubbel werk doen,” legt Lars uit. “Het gaat sneller en nauwkeuriger en dat merk je in de hele keten.”
25% kortere levertijd bij projecten
Voor grote klanten met vaste bestelmomenten plant Teunis Bedrijfskleding de orders als één project in vPlan. Die projecten doorlopen meerdere fases, met bij elke stap inzicht in de status.
“Doordat we vooraf duidelijke afspraken maken, weten we precies wanneer we de bestellingen binnenkrijgen en wanneer we productietijd moeten vrijmaken,” legt Lars uit. “En omdat we alles overzichtelijk bij elkaar hebben, kunnen we in bulk produceren. Dat heeft ervoor gezorgd dat we de levertijd bij sommige projecten met wel 25% hebben kunnen verkorten,” zegt hij trots.
Flexibel omgaan met spoed
Ook bij spoedopdrachten biedt vPlan houvast. “Als er ineens iets met haast tussendoor komt, kijken we samen in vPlan: kunnen we dit doen? Wat schuift er dan?” legt Lars uit. “Zo maken we bewuste keuzes en kunnen we eerlijk zijn naar elkaar én de klant.”
Efficiënt én duurzaam
Door het bundelen van zendingen bespaart het team niet alleen tijd, maar ook op transport en uitstoot. “Als we zien dat er nog een order aankomt voor dezelfde klant, wachten we soms heel bewust,” zegt Lars. “Dan kunnen we alles samen leveren dat is beter voor de klant én voor het milieu.”
Ook andere afdelingen zetten stappen in planning
Binnen Teunis Industrietechniek wordt vPlan inmiddels ook ingezet. We spreken met Rowin Grooters, engineer en verantwoordelijk voor het uitwerken van klantvragen naar technische oplossingen en het waarborgen van levertijden.
“We deden heel veel in ons hoofd,” vertelt Rowin. “Iedereen had z’n eigen to-do lijst en afspraken stonden in de agenda.
Met vPlan is dat veranderd. Als er nu iets tussendoor komt, zien ze direct wat het effect is op de rest van de planning. Collega’s die na engineering aan de slag moeten, weten bovendien vroegtijdig wat eraan komt, omdat de vervolgstappen al zijn uitgewerkt. Belangrijke klantafspraken worden vastgelegd in het kaartje, waardoor werk eenvoudig kan worden overgenomen bij afwezigheid. Kleine tussendoorklussen worden direct toegevoegd aan de planning, zodat niets meer vergeten wordt. Zelfs projecten die tijdelijk ‘bij de klant liggen’ blijven zichtbaar in het overzicht.
Inmiddels kijkt Teunis Industrietechniek alweer vooruit. Naast engineering wordt vPlan steeds breder verkend binnen de organisatie, bijvoorbeeld op projectbasis voor de uitvoering, bij het inplannen van monteurs en binnen de werkplaatsplanning. Stap voor stap groeit de planning mee met de organisatie, met als doel overal hetzelfde: overzicht, grip en betere samenwerking.
Conclusie: klaar voor de toekomst
Dankzij vPlan heeft Teunis Bedrijfskleding hun productieproces volledig geoptimaliseerd. Van losse Excel-lijsten en mondeling overleg naar een professioneel en schaalbaar systeem waarmee het team niet alleen sneller werkt, maar ook beter samenwerkt.
Ook binnen Teunis Industrietechniek zorgt vPlan inmiddels voor meer overzicht en grip. Door werkzaamheden en projecten centraal te plannen, weten collega’s beter wat er aankomt en kunnen ze efficiënter samenwerken, zelfs bij complexe en ad-hoc werkzaamheden.
🚀 Lars’ tip aan andere kledingdrukkers
“Kies een systeem dat meebeweegt met jouw bedrijf,” adviseert Lars. “Voor ons is het essentieel dat we altijd en overal kunnen zien waar een order zich bevindt in het proces. Dat zorgt niet alleen voor duidelijkheid richting de klant, maar ook voor rust en overzicht op de werkvloer.”
