Hoe Unitura werkt
We spreken vandaag met Lieuwe, projectleider van de projectentak, en Rick, verantwoordelijk voor de servicetak binnen Unitura. Beiden zagen hoe de groei van het bedrijf steeds meer vroeg om een professionelere manier van werken.
De organisatie is inmiddels uitgegroeid tot een volwassen speler met drie verschillende werkprocessen:
- Producten: van offerteaanvraag tot levering van nestkasten.
- Projecten: van bestelling tot montage, inclusief inmeten op locatie.
- Service: specialistische diensten zoals het eDNA-onderzoek.
Maar met tientallen projecten tegelijk in uitvoering, seizoensgebonden pieken én samenwerking met onderaannemers, groeide ook de behoefte aan structuur.
De grenzen van plannen in Excel
Lange tijd werkte Unitura met een gedeeld Excelbestand waarin alle opdrachten stonden. Eén lijst. En daar werd dan een datum achter gezet.
“Die lijst was lastig te delen,” vertelt Lieuwe. “De planner wist waar alles stond, maar als hij er niet was, wist niemand het. Het was niet schaalbaar en zeker niet visueel.”
Ook bij de servicetak, waar Rick verantwoordelijk is, was de situatie vergelijkbaar:
“We kregen adreslijsten binnen via gedeelde documenten. Die moesten we handmatig overnemen in onze eigen systemen en naar de jongens buiten sturen. En als iemand een wijziging vergat, stond je zomaar bij het verkeerde huis.”
De echte druk ontstond toen het aantal buitenteams toenam. Waar eerder drie ploegen rondreden, waren dat er inmiddels twaalf.
“We groeiden hard,” zegt Lieuwe. “Zonder goed systeem hadden we dat nooit kunnen opvangen.”
De oplossing: Eén systeem voor drie verschillende processen
Samen met het team van vPlan bracht Unitura hun processen in kaart. Elk onderdeel, producten, projecten en service, had zijn eigen dynamiek. Toch vonden ze in vPlan één planningsplatform dat álles aankon.
“Binnen één organisatie gebruiken wij vPlan op twee totaal verschillende manieren,” legt Rick uit. “Voor service werken we taakgestuurd, op basis van adressen. Voor projecten doen we capaciteitsplanning per week. En toch gebruiken we hetzelfde systeem.”
Zo werkt Unitura met meerdere planborden, elk afgestemd op het eigen proces. De orders uit ridder komen binnen in de backlog van vPlan en worden ingepland wanneer het label planbaar is gegeven. Ze worden ingepland op dagniveau bij het juiste team. Hierin wordt er per dag gekeken bij wie er nog ruimte is en waar een order ingepland kan worden. De flexibiliteit van vPlan maakt het mogelijk om per team en werkwijze een planning in te richten die naadloos aansluit op hun manier van werken.
Slimme koppelingen met ERP en apps
Eén van de belangrijkste wensen van Unitura was een directe koppeling met Ridder.
“In Ridder maken we onze orders aan,” vertelt Lieuwe. “Daar worden ordernummers en uitvoeringsdata vastgelegd. Vervolgens komt dat automatisch in de backlog van vPlan terecht, als kaartje, met een label: planbaar of nog niet planbaar.”
Die status is afhankelijk van een aantal voorwaarden. Zijn die in Ridder afgevinkt? Dan krijgt het kaartje in vPlan automatisch het label planbaar en kan de planner aan de slag.
“Zo heeft de planner altijd overzicht. Geen losse lijstjes meer. Alles staat op één plek en het is altijd actueel.”
Grip en samenwerking in de praktijk
De structuur van vPlan zorgt ervoor dat Unitura efficiënt kan plannen én samenwerken.
“Onze eigen mensen plannen we als eerste in,” vertelt Lieuwe. “Omdat we weten wanneer de drukke periodes eraan komen, kunnen we vroegtijdig externe ploegen inplannen. Dat is belangrijk, want veel van ons werk is seizoensgebonden.”
Ook onderaannemers kijken mee in vPlan, maar alleen naar hun eigen werk.
“Ze weten precies wanneer en waar ze moeten zijn,” legt Lieuwe uit. “Maar zien verder niks van andere partijen. Dat geeft rust en voorkomt verwarring.”
De servicetak werkt nét iets anders. Daar komt de planning voort uit de Unitura-app, een intern CRM-systeem. Zodra een serviceadres wordt aangemaakt, wordt automatisch een taak in vPlan gezet.
“En zodra we dat adres inplannen, wordt er automatisch een bevestiging naar de klant gestuurd via mail en sms,” vertelt Rick. “Wil de klant de datum wijzigen? Dan kunnen we direct in vPlan zien wanneer er ruimte is. Super efficiënt.”
De resultaten: “Overzicht, rust en ruimte voor groei”
De overstap naar vPlan bracht Unitura in korte tijd veel voordeel, van overzicht tot automatisering.
1. Volledig overzicht en rust
“We hebben nu grip,” zegt Lieuwe. “Niet alleen intern, maar ook richting onze onderaannemers. Iedereen kan weken vooruitkijken en weet precies wat er komt.”
Ook Rick merkt het verschil in dagelijks werk:
“Als een klant nu zegt: ‘We willen over tien weken aan de slag’, dan zetten we het meteen in vPlan. Vroeger maakten we ergens een notitie en moesten we eraan denken om het later nog in te plannen. Dat was foutgevoelig. Nu staat het gewoon netjes in de planning en zien we het vanzelf weer terug. Dat geeft vertrouwen en overzicht.”
2. Schaalbaar zonder stress
“We zijn gegroeid van drie naar twaalf ploegen,” zegt Lieuwe. “Zonder vPlan was dat niet gelukt. Nu kunnen we makkelijk tientallen mensen per dag aansturen, zonder chaos.”
3. Automatisering die werkt
“Van order tot uitvoering: alles is gekoppeld,” legt Lieuwe uit. “En klanten krijgen automatisch een bevestiging als hun opdracht is ingepland. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.”
4. Minder handmatig werk, meer productiviteit
“Voorheen was planning een fulltime job,” vertelt Rick. “We hadden iemand die 30 tot 35 uur per week alleen maar aan het plannen was. Nu is het plannen onderdeel van iemands takenpakket, het is geen aparte rol meer.”
Medewerkers zien hun opdrachten nu gewoon in de app. Geen losse briefjes, geen handmatige updates.
Conclusie: “vPlan is de ruggengraat van onze operatie”
De ambitie van Unitura is helder: verder groeien, én ondertussen de ecologische impact blijven maximaliseren.
“Dankzij vPlan hebben we een stevig fundament,” zegt Lieuwe. “We kunnen plannen, uitvoeren én bijsturen op één centrale plek. Dat maakt het verschil.”
