"Onze planning werd steeds groter en complexer," trapt Stefan het verhaal af. "Op een gegeven moment liepen we echt tegen de grenzen van Excel aan."
"De capaciteit was niet inzichtelijk genoeg"
Jarenlang werd de planning bij PM Elektro handmatig in Excel bijgehouden. “We werkten met een simpel lijstje,” herinnert Stefan zich. “Twee weken werk waren twee groene blokjes.”
Maar naarmate het aantal projecten en het bedrijf groeide, werd die manier van plannen onhoudbaar. “We wisten nog niet wie de ingeplande opdrachten ging bouwen. De capaciteit was niet inzichtelijk genoeg,” vult Jurian Kodde aan. “Projecten liepen door elkaar, verlof stond in een apart bestand en soms werd een klus gewoon vergeten omdat er geen overzicht meer was.” Die onvoorspelbaarheid had direct gevolgen voor de klanten.
“Soms moesten we klanten bellen met de vervelende boodschap dat hun kast niet op tijd klaar was,” vertelt Stefan. “Dat zijn echt geen leuke telefoongesprekken. Het was frustrerend dat we het niet beter konden inschatten.”
Daarnaast ontstonden er fouten doordat Excel maar door één persoon tegelijk te bewerken was. “Er waren meerdere versies in omloop,” zegt Jurian. “Dan dacht iemand dat hij de planning had aangepast, maar had een collega net zijn eigen kopie opgeslagen. Dat leverde chaos en frustratie op.”
Van order tot aflevering: zo verloopt het nieuwe planningsproces
Sinds de overstap naar vPlan, geïntegreerd met hun ERP-pakket Gilde, ziet de wereld van PM Elektro er heel anders uit. Stefan en Jurian vertellen trots over hun nieuwe planningsproces.
Van aanvraag tot planning
Bij PM Elektro begint elk project met een aanvraag. Door de naadloze integratie tussen vPlan & Gilde wordt, na de calculatie de opdracht automatisch doorgestuurd naar de backlog van vPlan. Daar start vervolgens het echte planningsproces.
We beginnen met het inplannen van de werkvoorbereiding, gevolgd door de inkoop. Afhankelijk van de omvang van de opdracht praten we dan over enkele uren, dagen, weken en vaak zelfs maanden.
Van bouw tot levering
Vervolgens gaat het project naar de volgende fase in vPlan. De monteurs gaan aan de slag met de bouw van de schakelkasten. Stefan en Jurian begeleiden het proces en bewaken de capaciteit. “Ik zie in één oogopslag welke monteur nog ruimte heeft door de capaciteitsbalk. Dat scheelt enorm veel tijd,” zegt Stefan.
Zodra de monteurs klaar zijn wordt de status van de opdracht in vPlan op ‘Gereed’ gezet. De tester krijgt automatisch een seintje dat het product klaarstaat om getest te worden. Na goedkeuring van de tester volgt de laatste stap. Het transport naar de klant.
Werken richting de rode streep
Alles draait in het proces om de vervaldatum. De rode streep in vPlan die aangeeft wanneer het project klaar moet zijn. “Dat is voor iedereen het richtpunt,” zegt Jurian. “Zodra die datum dichterbij komt, weet iedereen precies wat er moet gebeuren om het product op tijd de deur uit te krijgen.”
De koppeling tussen vPlan en Gilde
Ook de samenwerking tussen vPlan en Gilde verliep soepel. “We hoefden zelf nooit tussen de partijen te schakelen,” vertelt Stefan. “We kregen echt het gevoel dat ze een totaaloplossing aan ons wilden aanbieden. Je merkt dat de samenwerking tussen vPlan en Gilde intensief is. Dat was erg prettig en gaf vertrouwen.”
Een andere bijkomstigheid is dat de planning niet meer van het kantoor alleen is. In de werkplaats hangt een groot scherm waarop monteurs live kunnen meekijken. “Iedereen ziet wanneer iets af moet zijn en wat eraan komt. Monteurs kunnen dus ook zelf aan de bel trekken als ze zien dat de planning niet realistisch is. Dat zorgt voor veel meer betrokkenheid.”
Minder overwerk en meer rust
Waar de oude manier van plannen vaak leidde tot stress en overwerk, brengt vPlan rust en voorspelbaarheid. “We weten nu eerder wanneer we mensen tekortkomen,” zegt Jurian. “Daardoor kunnen we op tijd inleners regelen in plaats van op het laatste moment te moeten overwerken. Het aantal overuren is sinds de komst van vPlan enorm verminderd.”
Ook voor de klanten van PM Elektro heeft de verandering een positieve impact. “We kunnen nu realistische levertijden afgeven. Voorheen moesten we nog weleens terugbellen om een afspraak te verzetten. Dat komt nu nauwelijks meer voor. We informeren klanten proactief en dat voelt veel beter”, aldus Jurian.
Concreet resultaat: tijdwinst en samenwerking
Op de vraag of er concrete resultaten uit de implementatie van vPlan zijn gekomen reageren beide heren resoluut: “Voorheen hadden we elke maandag een planningsvergadering met acht man. Dat kostte al snel een uur. Sinds we met vPlan werken is die vergadering niet meer nodig. Iedereen ziet zelf precies wat er speelt.”
Daarnaast is de samenwerking tussen afdelingen verbeterd. Iedereen werkt nu met dezelfde informatie en dat heeft het teamgevoel bevordert. “Monteurs denken mee over de haalbaarheid, geven feedback over calculaties en dat nemen wij dan weer mee in de planning. Zo verbeteren we continu,” sluiten de mannen trots af.
Toekomstbestendige werkwijze
Ook over de samenwerking met vPlan zijn Stefan en Jurian positief. “De begeleiding was goed. Er waren regelmatig overlegmomenten en ook de samenwerking tussen vPlan en Gilde liep soepel. We hoefden zelf nooit tussen de partijen te schakelen, dat was erg prettig en gaf vertrouwen.”
Samengevat: van chaos naar rust
Met vPlan heeft PM Elektro de stap gezet van Excel-chaos naar een voorspelbare planning en sterke communicatie met de klant. Minder overwerk, meer inzicht en vrijwel nooit meer dat ongemakkelijke telefoontje naar een ontevreden klant.
