Wat is een werkbon app en waarom is het relevant?
Een werkbon app en dan in het bijzonder een digitale werkbon app maakt het leven van zowel planners als monteurs een stuk eenvoudiger. Stel je voor: je werkt op kantoor en je monteur is onderweg naar een klant voor een reparatie. Zonder digitale werkbon app gebeurt alles op papier of via losse communicatiekanalen.
Hoe vaak komt het voor dat een monteur alle informatie netjes opschrijft? En als dat al gebeurt, is het soms niet leesbaar. Daarnaast heb je te maken met:
- verloren documenten
- foutgevoelige handmatige invoer
- dubbele administratie
- miscommunicatie tussen kantoor en buitendienst
Gelukkig is daar een oplossing voor: een digitale werkbon app. Een naadloze digitale workflow waarbij jij als binnendienstmedewerker of planner een klus direct vanuit de planning toewijst aan een monteur via de werkbon app. De monteur ontvangt alle informatie real-time en kan de werkbon ter plekke afhandelen. Hij vult de werkbon met uren, activiteiten, foto's en de status. Dit wordt direct teruggekoppeld naar jou op kantoor. Op deze manier is er geen sprake meer van dubbel werk, foutgevoeligheid en werk je met z'n allen een stuk efficiënter.
Top 5 werkbon apps van dit moment
Ben je op zoek naar de beste werkbon app voor jouw organisatie? We hebben de top 5 digitale werkbon apps van dit moment voor je op een rijtje gezet.
App |
Belangrijkste features |
USP’s |
vPlan |
Digitale werkbonnen direct op locatie invullen Realtime samenwerking en capaciteitsinzicht Urenregistratie, formulieren, checklists, bijlages Integratie met Exact, AFAS en open API’s |
Naadloze combinatie van werkbonnen en planningen: realtime updates, hogere efficientie en minder fouten |
Simple-Simon |
Kantoor en veldapp GPS-locaties, eigen checklists, formulieren, foto’s, digitale handtekeningen Reistijd, materialengebruik, rapportages |
Zeer sterke integratie met Exact Online, complete digitalisering werkproces met direct facturatie |
Crafter |
Werkbonnen plannen en invullen via app, urenregistratie met start-stop, automatische facturatie gekoppeld aan Exact Online |
Grote tijd- en foutbesparing in administratie, directe facturatie vanuit app, eenvoudig en snel te gebruiken |
TimeMate |
Gebruiksvriendelijke interface Dashboard met marges en budgetalerts Integratie met boekhoudsoftware Vast, transparant prijsmodel |
Transparante prijsstelling inclusief alle koppelingen, aantrekkelijk alternatief ten opzichte van duurdere tools |
Woub |
Digitale werkbonnen, projectcommunicatie, chat, checklists en taken |
Projectcommunicatie en werkbonnen in één app voor overzicht en samenwerking |
Functionaliteiten waar je op moet letten bij een digitale werkbon app
Een digitale werkbon app kan enorm veel waarde toevoegen, maar dan moet deze werkbon app wel aan een aantal belangrijke eisen voldoen. Hier is een rijtje waar je op moet letten bij het uitkiezen van een geschikte digitale werkbon app:
Mobiele toegankelijkheid
Monteurs en medewerkers moeten eenvoudig op hun mobiele telefoon of tablet werkbonnen kunnen inzien en afhandelen.
Digitaal ondertekenen
Klanten moeten direct op de locatie de werkbon kunnen aftekenen. Dit versnelt de administratie en zorgt voor minder papierwerk.
Foto's en bestanden toevoegen
De mogelijkheid om foto's en documenten toe te voegen is erg belangrijk. Bijvoorbeeld als bewijs van uitgevoerde werkzaamheden of registraties van schades en/of afwijkingen.
Tijdregistratie
Inzicht in gewerkte uren direct vanuit de werkbon. Dit versnelt de administratie.
Koppeling met ERP-systeem
Een koppeling met je ERP-systeem zorgt voor een automatische doorstroming van alle informatie uit de werkbon. Dit voorkomt dubbel werk en voorkomt de foutgevoeligheid.
Voor welke sectoren zijn werkbon apps ideaal?
Werkbon apps zijn ideaal voor sectoren waar dagelijks veel werkzaamheden worden uitgevoerd die goed gepland, geregistreerd en opgevolgd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan de bouw, installatie- en onderhoudsbedrijven, schoonmaakdiensten, logistiek en de zakelijke dienstverlening. In deze branches werken vaak meerdere teams of medewerkers verspreid op locaties, waardoor overzicht en communicatie cruciaal zijn.
Met een digitale werkbon app heb je altijd inzicht in taken, urenregistratie en voortgang. Zo voorkom je dat informatie verloren gaat op papieren werkbonnen. Hierdoor werken bedrijven efficiënter, besparen ze tijd en verbeteren ze de samenwerking tussen kantoor en buitendienst. Een lang verhaal kort: een werkbon app sluit perfect aan op organisaties die veel met projecten, serviceopdrachten of klantafspraken werken.
Werkbon app koppelen met je administratie
Het werd net al even kort benoemd. Een werkbon app koppelen aan je ERP-systeem of je administratie. Met het koppelen van een digitale werkbon app aan je administratie bespaar je niet alleen tijd maar voorkom je ook fouten. Alle ingevoerde gegevens, van gewerkte uren tot klantgegevens en handtekeningen, alles wordt direct doorgestuurd naar je administratie- of ERP-systeem.
Op deze manier is het handmatig overtypen van werkbonnen verleden tijd. Zo wordt de foutgevoeligheid van je werk verlaagt en de facturatie versnelt.
Tips om de juiste werkbon app te kiezen voor jouw organisatie
In het schema eerder in deze blog namen we je al mee in alle voor- en nadelen van de verschillende digitale werkbon apps. Maar hoe spits je dit nou echt toe op jouw organisatie? Hoe kies jij nou echt de digitale werkbon app die past bij jouw wensen en behoeften?
- Prijs & licentiemodel
- vPlan: transparent prijsmodel, schaalbaar van klein tot groot: geen onverwachte kosten
- Simple-Simon: voordelig voor kleine bedrijven, vaak modulair uitbreidbaar
- Crafter: geschikt voor bedrijven die maatwerk zoeken, prijs kan oplopen bij complexere processen
- TimeMate: scherp geprijsd voor urenregistratie en werkbonnen, vooral interessant voor kleinere teams
- Woub: flexibele abonnementsopties zonder vaste contracten, keuze uit meerdere pakketten waardoor je zelf bepaalt welke functies je nodig hebt.
- Gebruiksgemak
- vPlan: intuitieve interface, overzichtelijke planning en duidelijke werkbonnen
- Simple-Simon: eenvoudig in gebruik, snel in te richten voor startende gebruikers
- Crafter: meer mogelijkheden, maar vraagt wat meer aandacht en langere adoptietijd
- TimeMate: gebruiksvriendelijk voor met name urenregistratie en eenvoudige werkbonnen
- Woub: simpel en direct te gebruiken voor vakmensen, gericht op overzicht en samenwerking in één app
- Schaalbaarheid & koppelingen
- vPlan: naadloze integraties met ERP, boekhouding en planning. Heel goed schaalbaar bij groei
- Simple-Simon: prima schaalbaar voor MKB, koppelt met veel boekhoudpakketten
- Crafter: sterk in maatwerk, geschikt voor bedrijven die specifieke processen willen digitaliseren
- TimeMate: minder uitgebreid qua integraties, vooral geschikt voor kleinere teams
- Woub: schaalbaar via verschillende pakketten en uitbreidbare modules; koppelt projectcommunicatie met werkbonnen, checklists en planning
- Support & service
- vPlan: persoonlijke onboarding, snelle support en uitgebreide kennisbank
- Simple-Simon: betrouwbare support, maar minder persoonlijk bij complexere vragen
- Crafter: goede begeleiding bij implementatie, vooral bij grotere trajecten
- TimeMate: basis support, minder uitgebreid dan de grotere spelers
- Woub: ondersteuning via snelle reactietijden, uitgebreide helpcenter-artikelen en toegang tot de Woub Academy.
Waarom kiezen bedrijven voor een werkbon app zoals vPlan
Bedrijven met een buitendienst profiteren enorm van het werken met een werkbon app zoals vPlan. Monteurs hebben altijd hun actuele werkbonnen bij de hand. Inclusief alle klantgegevens, opmerkingen en eventuele foto's of bestanden. Of je nou onderweg, bij een klant of op kantoor bent. Met vPlan heb je je planning altijd in je broek. Plan nieuwe taken en wijs collega's toe!
Direct communiceren in de werkbon
Eén van de grootste voordelen van vPlan is de communicatie tussen de binnen- en buitendienst. Planners en monteurs communiceren niet meer via losse kanalen, telefoontjes, Whatsapp-berichten of mailtjes. Ze communiceren direct in de werkbon.
Zo staat alle communicatie altijd op de juiste plek. Dat voorkomt fouten en zorgt ervoor dat iedereen altijd dezelfde informatie heeft.
Monteurs hebben direct inzicht in de klus-historie
Bij vPlan kan een monteur eenvoudig zien wat er eerder is uitgevoerd op een bepaald adres of bij een bepaalde klus. Bij aankomst op locatie ziet hij meteen:
- welke werkzaamheden eerder zijn gedaan
- welke onderdelen vervangen zijn
- welke afspraken met de klant zijn gemaakt
Dat zorgt voor een betere service, sneller werken en een professionelere klantbeleving.
Formulieren en documentbeheer in vPlan
Naast digitale werkbonnen biedt vPlan ook slimme formulieren waarmee je documentatie direct koppelt aan een klus. Denk aan inspectierapporten, opleverformulieren of checklists die monteurs eenvoudig invullen via de app. Zo leg je belangrijke informatie altijd volledig en gestructureerd vast, inclusief foto's en bijlagen. Dit voorkomt fouten, maakt dossiers compleet en zorgt ervoor dat iedereen op kantoor en op locatie, altijd werkt met de juiste gegevens.
Realtime en visuele buitendienstplanning
Waar veel werkbon apps stoppen bij registratie, combineert vPlan werkbonnen met een krachtige planningstool. De planning is realtime en visueel ingericht. Hierdoor heb je altijd inzicht in:
- wie waar en waarmee bezig is
- welke opdrachten openstaan
- beschikbare capaciteit
- wijzigingen die direct zichtbaar zijn voor monteurs
Zo houd je als organisatie grip op je buitendienst, zelfs bij last-minute wijzigingen.
Veelgestelde vragen
Wat is een werkbon app precies?
Een werkbon app is een mobiele oplossing waarmee monteurs en buitendienstmedewerkers werkbonnen digitaal kunnen ontvangen, invullen en afronden op locatie. In plaats van papieren bonnen werk je met realtime updates, foto's, urenregistratie en digitale handtekeningen. Zo wordt het werkproces sneller en minder foutgevoelig.
Wat is het verschil tussen een werkbon app en werkbon software?
Een werkbon app is meestal gericht op gebruik door monteurs op locatie via smartphone of tablet. Werkbon software is vaak breder en omvat ook planning, administratie, rapportages en koppelingen met ERP-systemen. Platforms zoals vPlan combineren beide: een krachtige app voor buiten en complete werkbon software voor kantoor.
Voor welke bedrijven is werkbon software geschikt?
Werkbon software is ideaal voor bedrijven met een buitendienst, zoals installatiebedrijven, onderhoudsbedrijven, serviceorganisaties en bouwbedrijven. Vooral wanneer je dagelijks meerdere opdrachten plant en uitvoert, zorgt een digitale werkbon app voor meer overzicht en betere samenwerking tussen kantoor en monteurs.
Welke werkbon app is het meest geschikt voor monteurs?
De beste werkbon app voor monteurs is gebruiksvriendelijk, mobiel toegankelijk en biedt directe communicatie en inzicht in klusgegevens. vPlan is hierin een sterke keuze omdat monteurs niet alleen werkbonnen kunnen invullen, maar ook direct de klus-historie kunnen bekijken en communiceren met de planning in dezelfde werkbon.
Kan werkbon software gekoppeld worden aan mijn administratie?
Ja, de meeste moderne werkbon software kan gekoppeld worden aan boekhoud- en ERP-systemen zoals Exact of AFAS. Hierdoor worden uren, materialen en klantgegevens automatisch doorgestuurd naar de administratie. Dit voorkomt dubbel werk en versnelt het facturatieproces aanzienlijk.
Wat zijn de voordelen van digitale werkbon software ten opzichte van papier?
Digitale werkbon software biedt veel voordelen ten opzichte van papieren werkbonnen:
- minder fouten en miscommunicatie
- realtime inzicht in planning en voortgang
- snellere administratie en facturatie
- centrale communicatie in de werkbon
- altijd toegang tot werkbon historie en klantgegevens
Met een werkbon app zoals vPlan werk je efficiënter, professioneler en houd je grip op je buitendienst.
Werken bij vPlan
We zoeken nieuwe collega's.
