Wat betekent onderhanden werk? Van boekhoudkundig begrip naar strategisch instrument

Wat houdt onderhanden werk precies in?

Onderhanden werk is de waarde van werkzaamheden die al zijn uitgevoerd, maar nog niet zijn gefactureerd of afgerond. Denk bijvoorbeeld aan:

• uren die al zijn gemaakt
• materialen die al zijn verwerkt
• werkzaamheden die al deels zijn uitgevoerd

maar waarvoor nog geen factuur is verstuurd.

Je kunt het ook zo formuleren 👉🏻 het is werk dat al waarde heeft opgeleverd, maar nog niet in omzet is omgezet.

Voor organisaties die op projectbasis werken, kan dit bedrag flink oplopen. Zeker als projecten langer duren of facturatie pas aan het eind plaatsvindt.

Waarom dit belangrijk is in de praktijk

Het lijkt misschien een puur financieel begrip, maar het heeft directe impact op hoe je organisatie draait.

1. Inzicht in wat er 'vastzit' in projecten

Als je veel werk hebt uitgevoerd, maar nog weinig hebt gefactureerd, zit er veel waarde in je lopende projecten. Dat betekent:

• je hebt kosten gemaakt
• maar nog geen inkomsten ontvangen

dit kan druk zetten op je cashflow, zeker bij grote projecten.

2. Realistischer beeld van je prestaties

Zonder dit inzicht lijkt het soms alsof projecten verliesgevend zijn in de beginfase en pas later winstgevend worden. In werkelijkheid bouw je die waarde geleidelijk op. Door dit goed bij te houden, voorkom je verkeerde conclusies over:

• projectrendement
• teamperformance
• of financiële gezondheid

3. Directe link met je planning

En hier wordt het interessant. Om te bepalen hoeveel werk er al is uitgevoerd, moet je weten:

• wat er gepland was
• wat daadwerkelijk gedaan is
• en waar je nu staat

Dat betekent dat dit onderwerp niet alleen bij finance ligt, maar juist bij de operatie.

Een concreet voorbeeld

Laten we het praktisch maken. Stel, je werkt aan een project met een totale waarde van €120.000. Volgens de planning zou je halverwege het project moeten zitten.

Stap 1: bepaal hoeveel werk er is uitgevoerd

In werkelijkheid blijkt dat je team 40% van het werk heeft afgerond.

👉🏻 40% van €120.000 = €48.000 aan uitgevoerd werk.

Stap 2: kijk wat er al gefactureerd is

Je hebt tot nu toe €30.000 gefactureerd aan de klant.

Stap 3: Bereken het verschil

Je hebt dus:

• €48.000 aan werk gedaan
• €30.000 gefactureerd

Het verschil is: €48.000 - €30.000 = €18.000.

Deze €18.000 is je onderhanden werk.

Wat zegt dit nou eigenlijk?

Dit betekent dat je al voor €18.000 aan waarde hebt geleverd, maar daar nog geen factuur tegenover staat. Maar dat is niet het enige, er zit nog een belangrijke conclusie in.

Weet je nog? Helemaal aan het begin van het voorbeeld benoemden we het al even. Je had namelijk al halverwege het project moeten zijn, maar bent slechts op 40%. Daarom laat dit voorbeeld goed zien dat het begrip onderhanden werk niet alleen financieel is.

Zonder goed inzicht in je planning zie je alleen: er staat €18.000 open. Met een goede planning zie je ook:

• waarom dat zo is
• en of je moet bijsturen

Waar het in de praktijk vaak misgaat

Veel organisaties hebben moeite om dit goed inzichtelijk te maken. Dat komt meestal niet door gebrek aan kennis, maar door hoe processen zijn ingericht. Situaties die wij veel zien:

• planning staat in Excel
• uren worden achteraf ingevoerd
• voortgang wordt handmatig ingeschat
• systemen zijn niet gekoppeld

Daardoor ontstaat er ruis:

• cijfers lopen achter op de werkelijkheid
• voortgang is niet betrouwbaar
• verschillen worden pas laat zichtbaar

Het gevolg is dat je pas bijstuurt als het eigenlijk al te laat is.

De rol van onderhanden werk binnen projectmanagement

Binnen projectmanagement helpt dit inzicht om te begrijpen hoe een project er echt voor staat. Niet alleen financieel, maar ook operationeel. Je kunt het namelijk vergelijken met:

• geplande voortgang
• daadwerkelijke uitvoering
• en gefactureerde voortgang

Als die drie niet op één lijn liggen, weet je dat er iets speelt. Bijvoorbeeld:

• uitvoering loopt achter 👉🏻 capaciteitsprobleem
• facturatie loopt achter 👉🏻 cashflowrisico
• planning klopt niet 👉🏻 verkeerde inschatting

Dit maakt het een krachtig hulpmiddel om projecten bij te sturen.

Waarom planning hierin doorslaggevend is

Om dit goed te kunnen bepalen, heb je betrouwbare input nodig. En die komt in de eerste plaats uit je eigen planning. Een goede planning geeft namelijk antwoord op:

• welke werkzaamheden wanneer plaatsvinden
• wie eraan werkt
• hoeveel tijd ervoor staat

Als je vervolgens ook bijhoudt wat daadwerkelijk gebeurt, kun je eenvoudig zien:

• of je op schema ligt
• waar vertraging ontstaat
• en hoeveel werk er al gedaan is

Zonder deze koppeling blijft het gissen.

Van achteraf rapporteren naar realtime inzicht

Traditioneel wordt onderhanden werk achteraf bepaald. Vaak aan het einde van een maand, op basis van uren en financiële gegevens. Dat betekent:

• je kijkt terug
• je corrigeert achteraf
• je mist de kans om tijdig bij te sturen

Steeds meer organisaties stappen daarom over op realtime inzicht. Dat betekent:

• continu zicht op voortgang
• direct inzicht in afwijkingen
• sneller kunnen reageren

Hiermee verschuift de rol van dit begrip 👉🏻 van rapportage achteraf naar sturing tijdens het project.

Wat planningssoftware hierin verandert

Om dit goed te kunnen doen, is een losse planning niet genoeg. Je hebt een systeem nodig dat planning en uitvoering met elkaar verbindt. Planningssoftware speelt hierin een centrale rol.

1. Actueel overzicht van alle werkzaamheden

Je ziet in één oogopslag:

• wat gepland is
• wat bezig
• wat afgerond is

Hierdoor weet je altijd waar je staat.

2. Direct inzicht in voortgang

Omdat uitvoering wordt teruggekoppeld naar de planning, zie je meteen:

• of je voor- of achterloopt
• welke projecten aandacht nodig hebben

Dit voorkomt verrassingen aan het einde.

3. Betere basis voor financiële inzichten

Als je weet hoeveel werk er echt gedaan is, kun je ook beter bepalen:

• hoeveel waarde er in projecten zit
• hoeveel er nog gefactureerd kan worden

Hierdoor wordt onderhanden werk geen schatting meer, maar een logisch gevolg van je planning.

Strategische voordelen voor je organisatie

Wanneer je planning en voortgang goed op orde zijn, heeft dat bredere impact dan alleen individuele projecten. Je profiteert van:

• beter voorspelbare omzet
• minder verrassingen in projecten
• efficiënter gebruik van capaciteit
• meer grip op deadlines

Daarnaast wordt samenwerking tussen teams makkelijker, omdat iedereen met dezelfde informatie werkt.

Veelgemaakte fouten

Organisaties die moeite hebben met dit onderwerp maken vaak dezelfde fouten:

❌ Te veel vertrouwen op achterafdata

Uren en kosten worden pas later ingevoerd, waardoor inzicht altijd vertraagd is.

❌ Geen koppeling tussen systemen

Planning, uren en facturatie staan los van elkaar, waardoor informatie niet klopt.

❌ Te weinig aandacht voor voortgang

Er wordt gestuurd op eindresultaat, niet op wat er onderweg gebeurt.

Hoe je dit concreet verbetert

Wil je hier meer grip op krijgen? Dan zijn dit de praktische stappen die je moet volgen.

1. Zorg dat je planning leidend is

Niet alleen als overzicht, maar als basis voor sturing.

2. Werk met actuele data

Vermijd afhankelijkheid van achteraf registraties.

3. Maak voortgang zichtbaar

Niet alleen op eindniveau, maar per fase of taak.

4. Koppel planning aan uitvoering

Zodat je direct ziet wat er echt gebeurt.

5. Gebruik software die dit ondersteunt

Handmatig bijhouden werkt simpelweg niet op schaal.

Conclusie

Onderhand werk wordt vaak gezien als administratief begrip, maar in de praktijk zegt het vooral iets over hoe goed je organisatie haar projecten beheerst. Het laat zien:

• hoeveel werk er al gedaan is
• hoeveel waarde daarin zit
• en hoe dat zich verhoudt tot planning en facturatie

De kwaliteit van dit inzicht hangt af van je planning. Organisaties die dit snappen en goed aanpakken:

• werken met actuele, betrouwbare data
• hebben continu zicht op voortgang
• en kunnen tijdig bijsturen

Daardoor verandert de rol van onderhanden werk. Het is niet langer een cijfer achteraf, maar een praktisch stuurmiddel tijdens een project.

Wil je nou weten hoe vPlan jouw onderhanden werk inzichtelijker kan maken? Ontdek het vandaag nog en maak je gratis omgeving aan.