De beste software voor planning en capaciteit binnen marketing- en creatieve bureaus

Welke software heeft een marketingbureau nodig?

Een marketingbureau gebruikt meestal verschillende soorten software. Denk aan een CRM voor sales, software voor urenregistratie, communicatiesoftware en natuurlijk tools om projecten en werkzaamheden te organiseren.

Voor het plannen van de dagelijkse werkzaamheden komt het vooral neer op één vraag:

Wil je vooral taken beheren of wil je ook grip krijgen op de capaciteit achter die taken?

Voor een klein team met een beperkt aantal projecten kan eenvoudig taakbeheer genoeg zijn. Maar zodra je meerdere klantprojecten tegelijkertijd uitvoert en medewerkers over die projecten verdeelt, wordt het een ander verhaal.

Dan wil je bijvoorbeeld weten:

• Wie volgende week nog ruimte heeft
• Hoeveel capaciteit het designteam volgende maand heeft
• Welke projecten tegelijkertijd om dezelfde developer vragen
• Waar overbelasting ontstaat
• Kunnen we dat nieuwe klantproject daadwerkelijk aannemen?
• Wat gebeurt er met andere deadlines als een project twee weken uitloopt?

Daarom is voor groeiende marketing- en creatieve bureaus software interessant die projectplanning, resourceplanning en capaciteitsplanning bij elkaar brengt.

Want genoeg uren beschikbaar hebben, betekent niet automatisch dat je ook de juiste uren beschikbaar hebt.

Beschikbare capaciteit is niet altijd de juiste capaciteit

Stel dat je bureau volgende maand nog 160 uur beschikbaar heeft. Een nieuw websiteproject kost naar verwachting 100 uur.  Moet passen toch?

Totdat je beter kijkt. Van die 100 uur heb je bijvoorbeeld 40 uur design en 35 uur development nodig. Het bureau heeft in totaal voldoende capaciteit, maar de developers zitten vrijwel vol. Er zijn nog maar 16 developmenturen beschikbaar.

Je probleem is dus niet de totale capaciteit. Je mist capaciteit binnen een specifiek specialisme. Dat komt bij marketing- en creatieve bureaus vaak voor. Een designer kun je niet zomaar vervangen door een SEA-specialist. En je developer wordt waarschijnlijk ook niet heel enthousiast als je vraagt of die vanmiddag even drie socialvideo's kan monteren.

Goede planningsoftware moet daarom niet alleen beschikbare uren laten zien, maar je helpen om mensen, specialismen, projecten en capaciteit met elkaar te verbinden.

Waarom is gewone projectmanagementsoftware niet altijd voldoende?

Projectmanagementsoftware helpt je om werk te organiseren. Je maakt projecten en taken aan, koppelt verantwoordelijkheden, stelt deadlines in en houdt de voortgang bij.

Dat is belangrijk. Maar voor veel agencies ontbreekt daarmee nog één cruciaal onderdeel: kan onze planning dit werk eigenlijk aan?

Een taak kan keurig aan Lisa gekoppeld zijn en vrijdag als deadline hebben. Maar als Lisa die week al voor 40 uur staat ingepland, heb je vooral heel netjes vastgelegd waar het probleem zit.

Projectmanagement draait vooral om wat er moet gebeuren

Met projectmanagementsoftware beantwoord je meestal vragen als:

• Welke taken staan nog open?
• Wie is verantwoordelijk?
• Wat is de deadline?
• Wat is de status?
• Welke taken horen bij welk project?
• Welke werkzaamheden zijn afhankelijk van elkaar?

Daarmee krijg je grip op de uitvoering van een project.

Capaciteitsplanning draait om haalbaarheid

Met capaciteitsplanning kijk je daarnaast naar de mensen en beschikbare tijd achter het werk. Je wilt bijvoorbeeld weten:

• Hoeveel uur is iemand beschikbaar?
• Hoeveel werk staat al ingepland?
• Welke specialist heb je nodig?
• Wanneer ontstaat er ruimte?
• Wie dreigt overbelast te raken?
• Waar zit nog vrije capaciteit?
• Wat gebeurt er als werkzaamheden verschuiven?

Dat geeft grip op de haalbaarheid van je planning. Voor een bureau met vijf medewerkers en een handvol projecten is dat verschil misschien nog klein. Bij twintig, dertig of vijftig medewerkers die aan tientallen klantprojecten werken, wordt het ineens een stuk belangrijker.

Waar moet software voor een marketingbureau aan voldoen?

Niet iedere agency werkt hetzelfde. Toch zijn er een aantal functies die bij het kiezen van software voor marketingbureaus extra belangrijk zijn.

Meerdere klantprojecten tegelijk plannen

Bureaus werken bijna nooit aan één project tegelijk. De ene designer werkt maandag aan een nieuwe huisstijl, dinsdag aan een campagne en woensdag aan een website. Ondertussen lopen er nog feedbackrondes voor drie andere klanten.

Daarom heb je een totaaloverzicht nodig. Je wilt niet alleen zien wat er binnen één klantproject gebeurt, maar ook hoe alle projecten samen beslag leggen op je team. Zo voorkom je dat drie projectmanagers onafhankelijk van elkaar dezelfde designer voor donderdagmiddag claimen.

Capaciteit per medewerker of team bekijken

Een belangrijke functie van planningsoftware voor agencies is inzicht in beschikbare capaciteit. Je wilt snel antwoord krijgen op vragen als:

• Wie heeft volgende week nog ruimte?
• Hoeveel uur is development in oktober beschikbaar?
• Wanneer hebben design en development tegelijkertijd capaciteit?
• Welke collega's staan structureel te vol gepland?

Zonder dat inzicht wordt capaciteit al snel bepaald door rondvragen, losse spreadsheets en een flinke dosis geheugenwerk. Met capaciteitsplanning wordt beschikbaarheid concreet en kun je verder vooruitkijken.

Verschillende specialismen plannen

Niet iedere beschikbare medewerker is geschikt voor iedere klus. Een marketing- of creatief bureau werkt bijvoorbeeld met:

• projectmanagers;
• designers;
• copywriters;
• strategen;
• developers;
• SEO-specialisten;
• SEA-specialisten;
• socialmediamarketeers;
• videomakers.

Daarom moet je niet alleen zien hoeveel capaciteit beschikbaar is, maar vooral welke capaciteit. Dat maakt resourceplanning belangrijk. Je verdeelt niet zomaar uren over mensen, maar koppelt het juiste werk aan de juiste specialist.

Deadlines en voortgang bewaken

Capaciteit is slechts één kant van het verhaal. Je wilt natuurlijk ook weten hoe projecten ervoor staan. Welke werkzaamheden lopen volgens planning? Welke taken zijn vertraagd? Welke deadline komt dichterbij? En welk project heeft extra aandacht nodig?

Door planning en voortgang te combineren, zie je niet alleen wat je vooraf bedacht had, maar ook wat er daadwerkelijk gebeurt.

Snel kunnen herplannen

Een planning binnen een agency is zelden lang hetzelfde. Een klant levert input te laat aan. Feedback duurt drie dagen langer. Een campagne moet ineens eerder live. Een collega valt uit. Of een "kleine aanpassing" blijkt toch een complete nieuwe landingspagina te zijn.

Herkenbaar?

Daarom moet goede planning software voor marketingbureaus flexibel zijn. Als werkzaamheden verschuiven, wil je eenvoudig kunnen herplannen en direct zien wat dat betekent voor andere werkzaamheden, medewerkers en deadlines.

Verschillende planningsweergaven gebruiken

Een projectmanager kijkt anders naar de planning dan een teamlead of medewerker. De één wil een Kanban-bord met de status van werkzaamheden. De ander wil een tijdlijn bekijken. Een planner wil juist weten hoe het team de komende weken bezet is. Meerdere planningsweergaven helpen iedereen om vanuit zijn eigen rol naar hetzelfde werk te kijken.

Geplande tijd vergelijken met bestede uren

Hoe goed je ook plant, een inschatting blijft een inschatting. Daarom is het waardevol om geplande tijd te vergelijken met de tijd die uiteindelijk aan werkzaamheden is besteed.

Blijkt een bepaald type campagne structureel meer designuren te kosten? Of schat je development bij websiteprojecten steeds te krap in? Dan kun je toekomstige projecten realistischer plannen. En daar wordt niet alleen je planning beter van, ook offertes en marges profiteren ervan.

Terugkerende werkzaamheden plannen

Niet ieder klantproject heeft een duidelijke start- en einddatum. Veel marketingbureaus werken met retainers of terugkerende werkzaamheden zoals:

• maandelijkse SEO-werkzaamheden;
• socialcontent;
• advertentie-optimalisaties;
• rapportages;
• nieuwsbrieven;
• websiteonderhoud.

Die werkzaamheden wil je niet iedere maand opnieuw handmatig inplannen. Met terugkerende activiteiten bespaar je tijd en voorkom je dat vast klantwerk tussen alle projecten door uit beeld raakt.

Hoe ziet capaciteitsplanning binnen een creatief bureau er in de praktijk uit?

Stel, je werkt bij een creatief digital agency met 30 medewerkers en 40 lopende klantprojecten. Binnen het team werken designers, developers, marketeers, copywriters en projectmanagers. Op maandag komt een aanvraag binnen voor een nieuwe website. Een mooie opdracht, sales wil natuurlijk graag weten wanneer het bureau kan starten.

Je kijkt naar de totale planning en ziet dat er over zes weken voldoende uren beschikbaar zijn. Probleem opgelost? Niet helemaal.

De echte vraag is namelijk niet: "Hebben we over zes weken 200 uur vrij?"

Maar: "Hebben de juiste designers en developers in dezelfde periode voldoende ruimte?"

Misschien heeft design ruimte in week één en twee, terwijl development pas vanaf week vier beschikbaar is. Ondertussen verschuift een bestaand websiteproject twee weken omdat een andere klant zijn content te laat aanlevert. Daardoor verandert ook de beschikbare capaciteit voor het nieuwe project.

En daar gaat je planning.

Met goede resource- en capaciteitsplanning zie je dit soort knelpunten eerder. Je kunt werkzaamheden verschuiven, capaciteit anders verdelen of een realistische startdatum afspreken voordat de klant iets is beloofd.

Welke soorten software zijn er voor marketing- en creatieve bureaus?

Wie zoekt naar software voor een marketingbureau komt al snel tientallen tools tegen. Van simpele takenlijsten tot complete agency management platforms.

Grofweg kun je vier soorten software onderscheiden:

1. Projectmanagementsoftware
   Vooral geschikt voor: teams die projecten en taken willen organiseren.
   Sterk in: taken, deadlines, workflows en samenwerking.
2. Resource- en capaciteitsplanning 
   Vooral geschikt voor: bureaus met veel gedeelde specialisten. 
   Sterk in: beschikbaarheid, bezetting en werkbelasting.
3. PSA- of agency management software
   Vooral geschikt voor: bureaus die veel bedrijfsprocessen willen combineren.
   Sterk in: projecten, uren, budgetten en bedrijfsvoering.
4. Planningsoftware 
   Vooral geschikt voor: bureaus die werk, mensen en capaciteit samen willen plannen. 
   Sterk in: visuele planning, resources, capaciteit en voortgang.

Welke categorie het beste past, hangt af van het probleem dat je probeert op te lossen.

Wanneer kies je projectmanagementsoftware?

Projectmanagementsoftware past goed als je belangrijkste uitdaging is:

Wie doet wat en wanneer moet het af zijn?

Je gebruikt de software om projecten op te delen in taken, verantwoordelijkheden toe te wijzen, workflows in te richten en deadlines te bewaken. Voor kleinere teams of bureaus waar medewerkers grotendeels aan vaste projecten werken, kan dat voldoende zijn.

Wanneer kies je resource- en capaciteitsplanning?

Resourceplanning wordt belangrijk zodra meerdere projecten om dezelfde medewerkers of specialismen concurreren. Je vraag verandert dan van:

"Welke taken moeten we uitvoeren?"

naar:

"Wie heeft wanneer ruimte om ze uit te voeren?" 

Voor agencies met veel parallelle klantprojecten is dat een belangrijk verschil.

Wanneer kies je PSA- of agency management software?

PSA staat voor Professional Services Automation. Dit soort software probeert verschillende processen binnen zakelijke dienstverleners samen te brengen.

Afhankelijk van het pakket gaat het bijvoorbeeld om projecten, resources, uren, budgetten, rapportages en facturatie. Dat kan interessant zijn wanneer je veel bedrijfsprocessen binnen één systeem wilt organiseren. Zoek je vooral een toegankelijke oplossing voor de operationele planning, dan kan zo'n uitgebreid pakket juist meer zijn dan je nodig hebt.

Wanneer kies je planningsoftware?

Planningsoftware is interessant wanneer je werk en capaciteit visueel bij elkaar wilt brengen. 

Je ziet dan niet alleen welke projecten en activiteiten er zijn, maar ook wanneer werkzaamheden gepland staan, bij wie ze liggen en hoeveel capaciteit beschikbaar is.

Daarmee ontstaat één overzicht waarin planning, resources en uitvoering samenkomen.

Wanneer is Excel niet meer geschikt voor de planning van een marketingbureau?

Excel kan verrassend lang werken. Zeker bij een klein team is een spreadsheet snel gemaakt, flexibel en bij iedereen bekend. Het probleem ontstaat meestal niet doordat Excel ineens "verkeerd" is. Het ontstaat wanneer de organisatie sneller verandert dan de spreadsheet kan bijhouden.

Herken je meerdere van deze situaties?

• De planner is de enige die precies begrijpt hoe het bestand werkt.
• Er bestaan meerdere versies van dezelfde planning.
• Capaciteit wordt handmatig berekend.
• Wijzigingen zorgen voor veel schuifwerk.
• Medewerkers kunnen lastig zelf de actuele planning bekijken.
• Taken staan in een projectmanagementtool, terwijl capaciteit in Excel staat.
• Uren worden weer ergens anders geregistreerd.
• Capaciteitsproblemen worden pas zichtbaar als deadlines al in gevaar komen.

Dan is het waarschijnlijk tijd om naar een Excel-alternatief voor je marketingbureau te kijken. Niet omdat spreadsheets slecht zijn, maar omdat planning inmiddels een gedeeld proces is geworden.

Hoe voorkom je overbelasting van medewerkers binnen een agency?

Overbelasting voorkom je door beschikbare capaciteit te vergelijken met het werk dat al staat ingepland. Dat klinkt simpel. In de praktijk wordt het lastiger wanneer één medewerker tegelijkertijd voor vijf klanten werkt.

Een goede aanpak bestaat uit een paar stappen:

1. Leg de beschikbare capaciteit per medewerker vast.
2. Maak realistische inschattingen van werkzaamheden.
3. Plan werk over alle klantprojecten heen.
4. Bekijk de werkbelasting per medewerker en team.
5. Kijk ook een paar weken of maanden vooruit.
6. Herverdeel werk voordat iemand structureel boven de beschikbare capaciteit komt.
7. Controleer bij wijzigingen wat het effect is op andere projecten.

Zo gebruik je capaciteitsplanning om problemen voor te zijn.

Hoe plan je meerdere klantprojecten tegelijk?

Meerdere klantprojecten plannen begint met één totaaloverzicht. Als ieder project volledig los van de rest wordt gepland, zie je niet dat dezelfde mensen op verschillende plekken nodig zijn. Plan werkzaamheden daarom niet alleen binnen projecten, maar bekijk ze ook over projecten heen.

Koppel activiteiten aan medewerkers of teams, voeg een realistische tijdsinschatting toe en vergelijk die geplande belasting met de beschikbare capaciteit.

Zo zie je sneller:

• welke projecten tegelijkertijd dezelfde resources vragen;
• waar ruimte beschikbaar is;
• waar deadlines met elkaar botsen;
• welke medewerker te vol raakt;
• wanneer een nieuw project realistischer kan starten.

Dat maakt je planning niet alleen overzichtelijker, maar ook betrouwbaarder richting klanten.

Welke software combineert projectplanning en capaciteitsplanning?

Software die projectplanning en capaciteitsplanning combineert, brengt het geplande werk en de beschikbare mensen in dezelfde omgeving samen. Je kunt dan bijvoorbeeld zien:

• welke projecten lopen;
• welke werkzaamheden gepland zijn;
• wie eraan werkt;
• hoeveel capaciteit beschikbaar is;
• hoe zwaar medewerkers belast zijn;
• hoe het werk ervoor staat;
• waar vertraging ontstaat;
• wat er moet verschuiven als prioriteiten veranderen.

Voor marketing- en creatieve bureaus met veel parallel werk is die combinatie vaak waardevoller dan losse systemen voor taken en capaciteit.

Wanneer past vPlan bij een marketing- of creatief bureau?

vPlan past vooral bij bureaus waarbij projectplanning, capaciteit, resources en voortgang nauw met elkaar samenhangen. Bijvoorbeeld wanneer je:

• meerdere klantprojecten tegelijkertijd uitvoert;
• medewerkers over verschillende projecten verdeelt;
• vooraf wilt weten hoeveel capaciteit beschikbaar is;
• met verschillende disciplines en specialismen werkt;
• werkbelasting inzichtelijk wilt maken;
• regelmatig werkzaamheden moet herplannen;
• planning en uitvoering vanuit één omgeving wilt organiseren.

Met vPlan plan je werk visueel en bekijk je de planning vanuit verschillende weergaven. Zo krijg je niet alleen overzicht van wat er moet gebeuren, maar ook wanneer het gepland staat en wie ermee aan de slag gaat.

Daarmee kun je capaciteit en werkzaamheden beter op elkaar afstemmen en sneller reageren wanneer de planning verandert. Is vPlan daarmee automatisch de beste software voor ieder marketingbureau? Nee.

Als je alleen een eenvoudige takenlijst zoekt, kan een simpele projectmanagementtool prima voldoen. En wil je één groot systeem voor vrijwel je volledige bedrijfsvoering, inclusief uitgebreide financiële processen, dan kan gespecialiseerde PSA-software beter aansluiten.

Maar klinkt jullie grootste planningsprobleem ongeveer als:

"We hebben genoeg mensen, projecten en tools, maar we missen overzicht over wie wanneer ruimte heeft." 

Dan is het slim om software te bekijken waarin planning en capaciteit samenkomen.

Krijg grip op projecten en capaciteit

Een groeiend marketingbureau heeft meestal geen gebrek aan takenlijstjes. De echte uitdaging begint wanneer meerdere klanten, projecten, deadlines en specialisten om dezelfde capaciteit concurreren.

Welke designer heeft volgende week ruimte? Wanneer kan development starten? Kun je die nieuwe campagne er nog bij plannen? Waar ontstaat volgende maand een knelpunt? En wat gebeurt er met de rest als één project twee weken verschuift?

Goede software voor marketingbureaus helpt je daarom niet alleen om te bepalen wat er moet gebeuren. Je krijgt ook inzicht in wie het werk kan uitvoeren, hoeveel ruimte er beschikbaar is en wat veranderingen betekenen voor de rest van de planning.

Met vPlan breng je planning, capaciteit, resources en voortgang bij elkaar. Zo maak je van "volgens mij moet het passen" een planning waar je daadwerkelijk op kunt sturen.

Benieuwd hoe dat er voor jouw bureau uitziet? Ontdek vPlan of plan een demo en ervaar hoe je projecten en capaciteit samen plant.