Welke software is geschikt voor consultancybedrijven?

Consultants plannen klinkt overzichtelijk, totdat iedereen tegelijkertijd aan verschillende klantprojecten werkt. Een deadline verschuift, een klant vraagt om extra werk of een consultant blijkt de komende weken toch minder ruimte te hebben. Voor je het weet klopt ieder project afzonderlijk, maar loopt de totale planning vast.

Daar zit precies de uitdaging van consultancyplanning. Je plant niet alleen projecten, maar verdeelt tijd, expertise en beschikbare capaciteit over verschillende klanten. Voor kleine adviesbureaus kan een agenda of Excel-bestand daarvoor nog prima werken. Naarmate het aantal consultants, projecten en wijzigingen groeit, wordt het steeds belangrijker om projectplanning, capaciteit en resources bij elkaar te brengen.

In dit artikel lees je hoe je consultants slim over meerdere projecten plant, werkbelasting inzichtelijk houdt en bepaalt welke planning software past bij jouw consultancy- of adviesbureau.

Waarom wordt planning bij consultancybedrijven zo snel complex?

Op papier lijkt het plannen van consultants misschien niet zo ingewikkeld. Je hebt een aantal projecten, een team met consultants en een planning waarin je bepaalt wie wanneer aan welk project werkt.

In de praktijk blijft die planning alleen zelden lang hetzelfde.

Een klant vraagt om extra werkzaamheden, een deadline schuift naar voren, een consultant heeft onverwacht minder tijd of een project blijkt meer uren nodig te hebben dan vooraf gedacht. En terwijl dat gebeurt, lopen de andere klantprojecten natuurlijk gewoon door.

Stel je de volgende situatie eens voor:

Een adviesbureau heeft 25 consultants die tegelijkertijd aan verschillende klantprojecten werken. Lisa werkt maandag en dinsdag voor klant A, woensdag voor klant B, donderdag deels aan interne werkzaamheden en vrijdag voor klant C. Bekijk je ieder project afzonderlijk, dan lijkt er weinig aan de hand. Alle werkzaamheden hebben een plek gekregen en iedere klant heeft zijn eigen planning.

Tot klant A belt met de vraag of Lisa de komende weken extra werkzaamheden kan oppakken. Dan wil je ineens veel meer weten dan wat er binnen project A gebeurt:

• Hoeveel capaciteit heeft Lisa de komende drie weken nog?
• Welke andere klantprojecten staan al in haar planning?
• Welke deadlines komen onder druk te staan als je werkzaamheden verschuift?
• Is er een andere consultant met de juiste expertise en voldoende ruimte?
• Past het extra werk binnen de totale capaciteit van het team?
• En kun je deze extra opdracht dus eigenlijk wel aannemen?

Dat is waarom consultancyplanning al snel meer wordt dan taken op een kalender zetten. Projectplanning, beschikbaarheid, capaciteit, werkbelasting en voortgang beïnvloeden elkaar voortdurend. Hoe meer projecten en consultants erbij komen, hoe belangrijker het wordt om die informatie in samenhang te bekijken.

Hoe plan je consultants over meerdere projecten?

Een veelvoorkomende valkuil is dat projecten afzonderlijk uitstekend worden gepland, terwijl het totaalplaatje niet klopt.

Stel dat drie projectmanagers allemaal met Lisa werken. De eerste plant haar acht uur in voor klant A. De tweede heeft haar dezelfde week nodig voor klant B. En projectmanager drie ziet in zijn eigen planning nog een vrij blok en reserveert dat voor klant C.

Iedere afzonderlijke projectplanning kan er prima uitzien. Lisa's werkweek misschien iets minder.

Daarom wil je bij het plannen van consultants eigenlijk altijd vanuit twee perspectieven kunnen kijken.

Vanuit het project wil je weten welke werkzaamheden moeten gebeuren, wanneer ze af moeten zijn en welke mensen je daarvoor nodig hebt. Vanuit de consultant wil je juist zien waar iemand al aan werkt, hoeveel capaciteit er nog beschikbaar is en welke andere werkzaamheden in dezelfde periode gepland staan.

Pas wanneer je die twee perspectieven met elkaar verbindt, ontstaat een realistische planning.

Wat is resourceplanning voor consultancy?

Resourceplanning draait om het slim verdelen van beschikbare mensen over projecten en werkzaamheden. Bij een consultancybedrijf betekent dit dat je niet alleen kijkt of iemand theoretisch beschikbaar is, maar ook of die consultant bij het project past en welke andere verplichtingen al in de planning staan.

Stel dat Lisa geen ruimte meer heeft voor het extra werk van klant A. Dan wil je kunnen onderzoeken of een collega het kan overnemen. Misschien heeft Thomas donderdag en vrijdag nog ruimte, maar past zijn expertise niet bij deze opdracht. Een andere consultant heeft wel de juiste kennis, maar zit de komende twee weken volledig op een ander project.

Bij het verdelen van consultants kijk je daarom naar:

• beschikbare uren;
• lopende klantprojecten;
• rol binnen een project;
• relevante expertise;
• interne werkzaamheden;
• verlof of andere afwezigheid;
• toekomstige werkbelasting.

Een goede resourceplanning maakt die afweging inzichtelijker. Je verdeelt medewerkers dan niet simpelweg op basis van een leeg blok in de agenda, maar kijkt naar de bredere combinatie van beschikbaarheid, capaciteit, expertise en bestaande projectverplichtingen.

Hoe voorkom je dat consultants dubbel worden ingepland?

Dubbele planning ontstaat vaak niet doordat één project verkeerd is gepland. Het probleem ontstaat juist over verschillende projecten heen.

Project A en project B kunnen afzonderlijk allebei een logische planning hebben, terwijl dezelfde consultant op hetzelfde moment in beide planningen voorkomt.

Een centrale, projectoverstijgende planning helpt om dat eerder te signaleren. Je ziet dan niet alleen dat Lisa zestien uur voor klant A is ingepland, maar ook welke werkzaamheden voor klant B en C al in haar planning staan. Voeg je vervolgens extra werk toe, dan wordt duidelijk wat dat doet met haar totale inzet.

Voor consultancybedrijven waarin meerdere projectmanagers gebruikmaken van dezelfde groep consultants is dat projectoverstijgende inzicht daarom minstens zo belangrijk als de planning binnen één afzonderlijk project.

Hoe krijg je inzicht in de beschikbare capaciteit van consultants?

Beschikbaarheid en capaciteit worden nog weleens door elkaar gehaald. Toch zijn het niet helemaal dezelfde dingen.

Een consultant kan volgens de agenda beschikbaar lijken, terwijl een deel van de werkweek al nodig is voor interne werkzaamheden. En iemand met een contract van 40 uur heeft natuurlijk niet automatisch 40 uur beschikbaar voor declarabel klantwerk.

Een realistische capaciteitsplanning kijkt daarom verder dan contracturen alleen. Naast klantprojecten gebruiken ook deze werkzaamheden capaciteit:

• interne overleggen en teamsmeetings;
• administratie;
• acquisitie en commerciële werkzaamheden;
• opleidingen en kennisdeling;
• interne projecten;
• verlof en andere afwezigheid.

Laat je die uren buiten beschouwing, dan lijkt er structureel meer capaciteit beschikbaar dan er werkelijk is.

Capaciteitsplanning voor consultancy betekent dat je de beschikbare tijd van consultants afzet tegen het werk dat al gepland staat. Daarmee zie je niet alleen hoeveel ruimte iemand vandaag heeft, maar vooral hoeveel capaciteit er de komende weken en maanden beschikbaar blijft.

Neem Lisa weer als voorbeeld. Ze werkt 40 uur per week en staat voor 28 uur op klantprojecten. Op het eerste gezicht lijkt er nog twaalf uur beschikbaar. maar als er daarnaast vier uur intern overleg, vier uur opleiding en twee uur administratie gepland staan, blijft er in werkelijkheid nog maar twee uur over.

Dat verschil wil je weten voordat een nieuw project wordt aangenomen.

Goede capaciteitsplanning kijkt ook vooruit

Het meest waardevolle inzicht is bovendien niet hoeveel ruimte iemand vandaag heeft, maar hoe de capaciteit zich de komende weken of maanden ontwikkelt.

Lisa kan deze week bijvoorbeeld nog een halve dag beschikbaar zijn, terwijl ze daarna drie weken volledig volgepland staat. Een collega zit deze week juist behoorlijk vol, maar kan vanaf volgende maandag een nieuw project oppakken. Wanneer je alleen naar de huidige week kijkt, zou je dus zomaar de verkeerde conclusie kunnen trekken.

Door verder vooruit te plannen, kun je eerder antwoord geven op vragen als:

• Waar ontstaat de komende weken een capaciteitsprobleem?
• Welke consultants krijgen juist ruimte?
• Kunnen we een nieuw project op de gewenste datum starten?
• Moeten we werkzaamheden anders verdelen?
• Is extra capaciteit nodig?
• Welke deadlines komen onder druk te staan als een project uitloopt?

Dat maakt capaciteitsplanning niet alleen handig voor degene die de planning beheert. Ook projectmanagers en commerciële teams kunnen betere beslissingen nemen wanneer duidelijk is hoeveel ruimte daadwerkelijk beschikbaar is.

Hoe voorkom je overbelasting van consultants?

Een volle planning is niet automatisch een goede planning.

Sterker nog: wanneer iedere beschikbare minuut al weken van tevoren is gevuld, hoeft er maar iets kleins te veranderen om de rest van de planning mee te trekken.

Stel dat Lisa 20 uur voor klant A en 16 uur voor klant B staat ingepland. Op het eerste gezicht past dat binnen een werkweek van 40 uur. Maar tel daar een intern overleg, administratie en een training bij op en haar geplande werkbelasting komt al snel boven haar beschikbare capaciteit uit.

Als dat eenmalig gebeurt, is er misschien weinig aan de hand. Gebeurt het structureel, dan ontstaat er een ander verhaal. Deadlines komen onder druk te staan, werkzaamheden moeten steeds op het laatste moment worden verschoven en medewerkers krijgen weinig ruimte om onverwachte zaken op te vangen.

Daarom is inzicht in werkbelasting zo belangrijk.

Het doel is niet om iedere consultant precies tot 100% vol te plannen. Je wilt juist bewust kunnen zien:

• wie nog voldoende ruimte heeft;
• wie richting de maximale capaciteit gaat;
• waar de planning de beschikbare uren overschrijdt;
• in welke periode een knelpunt ontstaat;
• en waar werkzaamheden eventueel anders verdeeld kunnen worden.

Zo kun je bijsturen voordat een capaciteitsprobleem veranderd in een deadlineprobleem.

Hoe plan je declarabele en interne werkzaamheden?

Bij consultancy gaat veel aandacht naar declarabele uren. Logisch, want klantwerk vormt een belangrijk deel van de bedrijfsvoering. Toch krijg je geen betrouwbare capaciteitsplanning wanneer je alleen declarabele werkzaamheden meeneemt.

Consultants hebben immers ook interne verantwoordelijkheden. Denk aan teamoverleggen, acquisitie, administratie, opleidingen, begeleiding van collega's of werkzaamheden aan interne projecten.

Stel dat een consultant voor 32 uur aan klantprojecten wordt toegewezen. Op papier lijkt er in een werkweek van 40 uur nog acht uur ruimte. Maar wanneer diezelfde consultant vier uur aan interne meetings besteedt, twee uur administratie heeft en ook nog een interne training volgt, is die vrije capaciteit vrijwel verdwenen.

Door declarabel en niet-declarabel werk in dezelfde planning mee te nemen, ontstaat een veel realistischer beeld van de inzetbaarheid van medewerkers.

Dat betekent overigens niet dat je iedere minuut van de werkdag moet vastleggen. Het doel is juist om voldoende inzicht te krijgen om realistisch te kunnen plannen, zonder van de agenda een digitale variant van Tetris te maken.

Kunnen we dit nieuwe klantproject eigenlijk aannemen?

Capaciteitsplanning is niet alleen interessant voor planners en projectmanagers. Het heeft ook direct invloed op sales.

Een consultancybedrijf verkoopt voor een groot deel de tijd en expertise van medewerkers. Wanneer het commerciële team een nieuw project verkoopt, moet die opdracht uiteindelijk ergens in de planning passen.

Stel dat een potentiële klant een traject wil starten waarvoor de komende zes weken twee consultants nodig zijn. Commercieel gezien kan dat een interessante opdracht zijn. Maar voordat je een startdatum toezegt, wil je weten of die capaciteit daadwerkelijk beschikbaar is.

Zonder centraal overzicht begint dan vaak de bekende rondvraag. Wie heeft er volgende maand ruimte? Kan iemand iets verschuiven? Welke projecten lopen tegen die tijd af? En hoe vol zit team B eigenlijk?

Met vooruitkijkende capaciteitsplanning kun je die vragen concreter beantwoorden. Je ziet welke capaciteit in de gewenste periode beschikbaar is en kunt vervolgens bekijken welke consultants qua expertise en bestaande planning bij de opdracht passen.

Dat kan verschillende uitkomsten opleveren. Misschien kan het project direct starten. Misschien blijkt twee weken later realistischer. Of misschien past het werk alleen wanneer bestaande werkzaamheden anders worden verdeeld.

Daarmee wordt planning ook waardevol voordat een project überhaupt is begonnen. Je verbindt de commerciële belofte aan de capaciteit die nodig is om die belofte waar te maken.

Hoe houd je grip op deadlines en voortgang?

Zelfs de beste planning verandert. Een klant levert informatie later aan, een analyse duurt langer dan verwacht, iemand valt tijdelijk uit of de scope van een opdracht wordt tussentijds uitgebreid. Dat hoort bij projectmatig werken.

Het probleem is dus niet dat een planning verandert. De belangrijkste vraag is hoe snel je kunt zien wat die verandering elders veroorzaakt. 

Stel dat het project van klant B twee dagen uitloopt en Lisa daardoor langer nodig is. Dan raakt dat mogelijk haar werkzaamheden voor klant C. Misschien kan een onderdeel worden doorgeschoven, misschien moet iemand anders bijspringen of misschien moet een deadline opnieuw worden besproken.

Wanneer planning en voortgang los van elkaar staan, ontdek je zulke gevolgen vaak pas laat. Door uitvoering en planning met elkaar te verbinden, kun je eerder zien:

• welke werkzaamheden zijn afgerond;
• wat nog openstaat;
• welke deadlines dichterbij komen;
• waar vertraging ontstaat;
• welke consultant voor het resterende werk nodig is;
• en welke andere projecten geraakt worden wanneer je capaciteit verschuift.

Voor consultancybedrijven is vooral dat laatste belangrijk. Een wijziging binnen één klantproject kan namelijk doorwerken in meerdere andere projecten.

Geplande tijd versus daadwerkelijk bestede tijd

Ook het verschil tussen geplande en daadwerkelijk bestede tijd levert waardevolle informatie op.

Misschien blijkt bijvoorbeeld dat een bepaald type adviestraject structureel meer tijd kost dan vooraf wordt ingepland. Wanneer een opdracht telkens op 24 uur wordt gepland terwijl consultants in de praktijk dichter bij 32 uur uitkomen, is dat relevante informatie voor toekomstige projecten.

Je kunt nieuwe projecten vervolgens realistischer plannen en krijgt een beter beeld van de capaciteit die werkelijk nodig is.

Zo wordt planning geen statisch schema dat alleen vertelt wat je ooit van plan was. Het wordt informatie waarmee je toekomstige beslissingen steeds beter kunt onderbouwen.

Excel, projectmanagementsoftware of capaciteitsplanning?

Niet ieder adviesbureau hoeft meteen over te stappen op uitgebreide planning software. Welke oplossing past, hangt vooral af van de complexiteit van je organisatie en planning.

Voor een bureau met vijf consultants, een beperkt aantal klanten en weinig wijzigingen kan Excel bijvoorbeeld nog uitstekend functioneren. Naarmate medewerkers vaker over verschillende projecten worden verdeeld, meerdere mensen de planning beheren en veranderingen elkaar sneller opvolgen, worden de beperkingen van handmatig plannen zichtbaarder.

Wanneer is Excel voldoende?

Excel is flexibel, vertrouwd en snel ingericht. Voor eenvoudige en redelijke stabiele planningen is daar weinig mis mee.

De grenzen worden vooral zichtbaar wanneer informatie continu verandert of op verschillende plekken wordt bijgehouden. Als projectmanager A een wijziging doorvoert, projectmanager B met een andere versie werkt en de daadwerkelijke beschikbaarheid daarnaast nog uit agenda's moet worden gehaald, kost het steeds meer tijd om één betrouwbaar overzicht te creëren.

De relevante vraag is dus niet of Excel goed of slecht is. De betere vraag is: hoeveel handmatig werk is nodig om je planning actueel en betrouwbaar te houden? 

Wanneer past projectmanagementsoftware?

Projectmanagementsoftware is vooral gericht op het organiseren van werkzaamheden binnen projecten. Je legt vast welke taken uitgevoerd moeten worden, wie verantwoordelijk is, welke deadlines gelden en wat de voortgang is.

Voor consultancybedrijven kan dat veel structuur geven. Maar zodra consultants tegelijkertijd aan verschillende projecten werken, ontstaat daarnaast een capaciteitsvraag.

Een project kan namelijk perfect georganiseerd zijn terwijl de consultant die het werk moet uitvoeren al volledig staat ingepland op andere opdrachten.

Wanneer wordt capaciteits- en resourceplanning relevant?

Capaciteits- en resourceplanning wordt vooral belangrijk wanneer mensen de gedeelde en beperkte factor binnen verschillende projecten zijn.

Je wilt dan niet alleen weten wat Lisa voor klant A moet doen, maar ook hoeveel tijd ze volgende maand beschikbaar heeft, waar ze nog meer staat ingepland en wie werkzaamheden eventueel kan overnemen.

Voor consultancybedrijven met veel gelijktijdige klantprojecten ligt een combinatie van projectplanning, capaciteitsplanning en resourceplanning daarom voor de hand.

Waar moet software voor consultancybedrijven aan voldoen?

Een lange lijst functies zegt op zichzelf niet zoveel. Belangrijker is of de software antwoord geeft op de vragen die in de dagelijkse planning steeds terugkomen.

Kun je bijvoorbeeld snel zien wie volgende week beschikbaar is? Wordt duidelijk wanneer dezelfde consultant vanuit verschillende projecten wordt ingepland? Kun je interne werkzaamheden meenemen in de beschikbare capaciteit? En zie je wat er met andere projecten gebeurt wanneer een opdracht uitloopt?

Bij het vergelijken van software voor een consultancybedrijf zou ik daarom in ieder geval letten op:

• Projectoverstijgende planning. Je wilt naast afzonderlijke klantprojecten ook kunnen zien hoe alle projecten samenkomen in de planning.
• Capaciteit en beschikbaarheid. Hoeveel ruimte hebben consultants en teams nu en in toekomstige periodes?
• Resourceplanning. Kun je medewerkers verdelen over projecten en daarbij rekening houden met hun beschikbaarheid, rol en expertise?
• Werkbelasting. Wordt zichtbaar wanneer iemand nog ruimt heeft of juist over de beschikbare capaciteit heen gaat?
• Declarabel en intern werk. Kun je beide meenemen om een realistisch beeld van de capaciteit te krijgen?
• Deadlines en voortgang. Kun je geplande werkzaamheden verbinden met wat er daadwerkelijk gebeurt?
• Flexibel herplannen. Kun je wijzigingen eenvoudig verwerken en zien welke andere projecten of medewerkers daardoor geraakt worden?
• Geplande tijd en rapportage. Kun je de geplande inzet volgen en informatie gebruiken om toekomstige projecten realistischer te plannen?
• Integraties. Sluit de planning aan op systemen en processen die je organisatie al gebruikt?

Deze onderdelen sluiten ook aan op de briefing, waarin projectplanning, capaciteit, werkbelasting, rollen, deadlines, voortgang, herplannen en rapportage expliciet als relevante selectiecriteria worden genoemd.

Wanneer past vPlan bij een consultancybedrijf?

Als consultants structureel over verschillende klantprojecten worden verdeeld, wordt het steeds belangrijker om niet alleen afzonderlijke projecten te bekijken. Je wilt begrijpen hoe alle werkzaamheden samenkomen in de planning van je medewerkers en teams.

vPlan wordt daarmee vooral interessant wanneer je een aantal van deze situaties herkent:

• consultants werken structureel voor meerdere klanten;
• verschillende projectmanagers maken gebruik van dezelfde medewerkers;
• beschikbaarheid wordt nu uit verschillende agenda's, spreadsheets of systemen gehaald;
• je wilt vooraf zien waar capaciteitsproblemen ontstaan;
• wijzigingen in één project hebben gevolgen voor andere projecten;
• intern en declarabel werk moeten samenkomen in de planning;
• je wilt beter kunnen inschatten of er ruimte is voor nieuw klantwerk.

Neem nog één keer Lisa als voorbeeld.

Klant A vraagt extra werkzaamheden. In plaats van alleen naar project A te kijken, wil je eerst haar totale planning zien. Blijkt Lisa geen ruimte te hebben, dan wil je onderzoeken welke collega wel beschikbaar is. Wordt het werk toegevoegd, dan wil je zien wat dat betekent voor de werkbelasting en andere geplande werkzaamheden. En loopt het project vervolgens uit, dan moet de planning eenvoudig aangepast kunnen worden.

Daarmee gaat goede consultancyplanning uiteindelijk niet alleen over wie doet wat wanneer? 

De interessantere vraag is:

Hebben we voldoende capaciteit om onze projecten goed uit te voeren en ruimte om nieuw werk aan te nemen?

Voor een klein adviesbureau met een paar overzichtelijke projecten kan Excel daar nog steeds voldoende antwoord op geven. Maar groeit het aantal consultants, klantprojecten en onderlinge afhankelijkheden, dan wordt één centrale planning steeds waardevoller.

Wil je zien hoe je projecten, consultants en capaciteit in één planning samenbrengt? Ontdek hoe vPlan werkt en bekijk hoe je meer overzicht creëert in de planning van jouw consultancybedrijf.