Capaciteitsforecast: zo voorspel je toekomstige capaciteit en werkdruk

Wat is een capaciteitsforecast?

Een capaciteitsforecast is een inschatting van hoeveel werk er in een toekomstige periode aankomt en hoeveel tijd mensen of machines daarvoor beschikbaar hebben. Door die met elkaar te vergelijken, zie je vooraf waar je tijd tekort komt of ruimte overhoudt. Zo kun je eerder werk verschuiven, extra hulp regelen of een andere startdatum afspreken.

In deze blog kom je ook de termen 'capaciteitsprognose' en 'capacity forecasting' tegen. Hiermee bedoelen we hetzelfde: vooruitkijken om te bepalen of je het verwachte werk aankunt.

Je begint met de beschikbare tijd, het werk dat vaststaat en het werk dat er waarschijnlijk bij komt. Daarmee kun je inschatten waar & wanneer het druk wordt.

Waarom is het handig om capaciteit te voorspellen?

Een planning laat zien wat al is ingepland. Er kan nog werk bijkomen, zoals een nieuwe opdracht of extra uren voor een lopend project.

Stel dat je volgende maand een grote installatieopdracht verwacht. Je hebt daarvoor drie monteurs nodig, terwijl twee ervaren collega's in die periode vakantie hebben. Door nu vooruit te kijken, kun je alvast extra hulp zoeken of met de klant een andere startdatum bespreken. Wacht je tot de opdracht definitief binnen is, dan zijn die mogelijkheden misschien al een stuk kleiner.

Zo zie je eerder of je afspraken kunt nakomen en wanneer er ruimte is voor extra werk.

Een opdracht kan wegvallen of groter worden. Werk de forecast daarom regelmatig bij, zodat je beslissingen neemt op basis van de meest actuele informatie.

Capaciteitsforecast en capaciteitsplanning: wat is het verschil?

Met een capaciteitsforecast schat je in of je straks genoeg mensen, machines en tijd hebt voor het verwachte werk. Met capaciteitsplanning bepaal je hoe je die mensen, machines en tijd inzet.

Een voorbeeld: je forecast laat zien dat de monteurs over vier weken tijd tekortkomen. Vervolgens pas je de capaciteitsplanning aan door een onderhoudsafspraak te verplaatsen of een extra monteur in te zetten.

De twee vullen elkaar dus aan. Meer over de basis lees je in onze blog over capaciteitsplanning.

Welke informatie heb je nodig?

Veel benodigde informatie staat al in je planning, roosters of overzicht van opdrachten.

Controleer ook wie het werk kan uitvoeren. Sommige opdrachten vragen om een specifieke bevoegdheid of machine.

Vergelijk steeds dezelfde periode: zet beschikbare uren in november naast het werk voor november. Verdeel langere projecten over de maanden waarin het werk plaatsvindt.

Bruto en netto capaciteit: hoeveel tijd is echt beschikbaar?

Bij capaciteit kom je vaak de woorden bruto en netto tegen. Bruto is de tijd waarmee je begint. Netto is wat overblijft voor de opdrachten.

Bruto capaciteit

Is het totale aantal uren volgens de roosters. Heb je tien medewerkers die ieder 40 uur per week werken? Dan is de bruto capaciteit 400 uur per week.

Maar die 400 uur kun je meestal niet volledig gebruiken voor opdrachten. Er gaat tijd naar overleg en administratie. Ook kan iemand vakantie hebben of valt er een feestdag in die week.

Netto capaciteit

Is het aantal uren dat na die aftrek beschikbaar blijft voor de opdrachten. Gaat er van de 400 uur in totaal 55 uur naar afwezigheid en andere werkzaamheden? Dan houd je 345 uur over.

Netto capaciteit = bruto capaciteit - tijd die niet beschikbaar is voor opdrachten

Voor machines werkt dit op een vergelijkbare manier. Een machine kan volgens het rooster bijvoorbeeld 40 uur draaien. Staat er vier uur onderhoud gepland, dan blijven er 36 uren over. Houd ook rekening met de tijd die nodig is om de machine klaar te maken voor een volgende order.

Tel dezelfde tijd niet dubbel. Heb je intern overleg al van de beschikbare uren afgetrokken? Neem het dan niet opnieuw mee als werk dat nog in die uren moet passen.

Een capaciteitsforecast maken in zes stappen

1. Kies hoe ver je vooruit wilt kijken

Kies een bruikbare periode, bijvoorbeeld de komende zes weken of drie maanden. Begin met één team of afdeling waar het regelmatig druk wordt. Je kunt het overzicht later uitbreiden.

2. Bereken hoeveel tijd beschikbaar is

Pak de roosters erbij en tel de uren op. Trek daar verlof, feestdagen en andere tijd vanaf die je niet voor de opdrachten kunt gebruiken. Zo krijg je de netto capaciteit uit het vorige voorbeeld.

Werk je met machines? Kijk dan naar de beschikbare draaiuren en gepland onderhoud. Voor een serviceteam kan het verstandig zijn om ook ruimte vrij te houden voor storingen. Gebruik eerdere weken om in te schatten hoeveel tijd daarvoor nodig is.

3. Tel het werk op dat al vaststaat

Bekijk hoeveel uur je nodig hebt voor de bevestigde opdrachten, lopende projecten en geplande afspraken. Gebruik bij een lopend project de uren die nog nodig zijn om het af te maken.

Verdeel die uren over de juiste weken of maanden. Een project dat in totaal 200 uur kost, hoeft niet in één week klaar te zijn. De verdeling bepaalt wanneer het druk wordt.

4. Neem mogelijke nieuwe opdrachten mee

Kijk vervolgens naar het werk dat er waarschijnlijk nog bij komt. Denk aan offertes waarvoor je op een akkoord wacht. Houd dat apart van de opdrachten die al vaststaan.

Je kunt inschatten hoe groot de kans is dat een opdracht doorgaat. Een mogelijke opdracht van 160 uur met een geschatte kans van 50% telt dan voor 80 uur mee in je berekening. Dit heet het 'wegen' van verwacht werk.

Die 80 uur is een hulpmiddel voor je inschatting. Gaat de opdracht door, dan heb je de volledige 160 uur nodig. Kijk daarom ook of die volledige opdracht zou passen. Zodra de klant akkoord geeft, neem je de opdracht alleen nog mee als bevestigd werk.

5. Vergelijk de beschikbare tijd met het verwachte werk

Tel het bevestigde werk en je inschatting van nieuw werk bij elkaar op. Vergelijk dat met de beschikbare uren.

Uren over of tekort = beschikbare uren - verwachte uren werk

Kom je boven nul uit, dan houd je volgens je berekening tijd over. Kom je onder nul uit, dan verwacht je een tekort. Bekijk ook wat er gebeurt als meer opdrachten doorgaan dan verwacht. Zo voorkom je dat je alleen uitgaat van één mogelijke uitkomst.

6. Bepaal wat je gaat aanpassen

Bekijk of een opdracht later kan starten, een ander team kan helpen of je werk kunt uitbesteden. Kies samen een oplossing en pas de planning aan. Werk ook de forecast bij zodra een opdracht verandert of iemand uitvalt.

Rekenvoorbeeld: een team komt 25 uur te kort

Stel dat tien medewerkers ieder 40 uur per week werken. Samen hebben ze 400 uur beschikbaar. Door verlof, een feestdag en interne werkzaamheden zijn 55 uur niet beschikbaar voor opdrachten. Er blijven 345 uur over.

Het werk dat al vaststaat vraagt om 280 uur. Daarnaast verwacht je nieuwe opdrachten. Na rekening te houden met de kans dat ze doorgaan, neem je hiervoor 90 uur mee. Samen is dat 370 uur werk.

Volgens deze berekening kom je 25 uur tekort. Controleer welk werk de piek veroorzaakt. Misschien kun je een opdracht verplaatsen of een collega laten helpen.

Twee voorbeelden voor projectmanagement en productie

Een projectteam: weinig ruimte voor extra werk

Een projectteam heeft volgende maand 520 uur beschikbaar voor opdrachten. De projecten die al vaststaan vragen 430 uur. Er blijft dus 90 uur over.

Daarnaast staat er een offerte open voor een opdracht van 160 uur. De kans dat deze doorgaat, wordt op 50% geschat. In de forecast tel je daarom 80 uur mee. Het verwachte werk komt uit op 510 uur: er blijft slechts 10 uur ruimte over.

Gaat de opdracht volledig door, dan is er 590 uur nodig en kom je 70 uur tekort. De projectmanager kan nu al met de klant over de startdatum praten of bekijken of extra hulp beschikbaar is. Voor een servicebedrijf geldt hetzelfde principe, met daarnaast ruimte voor onverwachte storingen of spoedklussen.

Een productiebedrijf: één machine zit vol

Een productiebedrijf heeft volgende week genoeg medewerkers beschikbaar. Toch kunnen niet alle verwachte orders op tijd klaar zijn. Verschillende orders moeten namelijk op dezelfde machine worden uitgevoerd.

De machine is 36 uur beschikbaar, terwijl de orders samen 44 uur vragen. Het tekort zit dus bij de machine. Meer personeelsuren veranderen daar helemaal niets aan.

De planner kan een order eerder laten starten, een andere geschikte machine inzetten of werk uitbesteden. De forecast geeft tijd om dat te regelen. Hoe je de uitvoering vervolgens organiseert, lees je in onze blog een goede productieplanning maken.

Kijk ook per team, medewerker of machine

Een totaaloverzicht is handig, maar kan verbergen waar het echt druk wordt. Een bureau kan nog volop uren beschikbaar hebben bij de designers, terwijl de developers al volledig bezet zijn. Die vrije uren zijn niet zomaar uitwisselbaar.

Controleer vooral de beschikbaarheid van mensen en machines die vaak vol zitten. Daar ontstaat meestal als eerste een probleem. Meer over het verdelen van werk over mensen en middelen lees je in onze blog over resourceplanning.

Hoe ver moet je vooruit kijken?

Kijk ver genoeg vooruit om nog iets aan een tekort te kunnen doen. Heb je enkele maanden nodig om een nieuwe medewerker te vinden? Dan helpt het om ook een paar maanden vooruit te kijken. Kun je werk makkelijk verplaatsen en snel extra hulp regelen, dan zijn de komende weken misschien belangrijker.

Een praktische aanpak is om de komende weken per week te bekijken. Voor de maanden daarna kun je een grover overzicht maken. Daarin hoeft nog niet iedere opdracht tot op het uur vast te staan.

Geef aan welke cijfers vaststaan en welke een schatting zijn. Zeker verder vooruit is dat onderscheid belangrijk.

Veelgemaakte fouten bij een capaciteitsforecast

Iedere werkweek als volledig beschikbaar rekenen

Een medewerker met een contract van 40 uur kan meestal geen 40 uur aan klantopdrachten besteden. Neem verlof en andere werkzaamheden mee, zodat je jezelf niet rijk rekent.

Alle offertes als bevestigd werk meetellen

Sommige opdrachten gaan door, andere niet. Houd verwacht werk apart en bekijk ook wat er gebeurt als meerdere klanten tegelijk akkoord geven.

Alleen naar het totaal kijken

Vrije tijd in het ene team lost een tekort in het andere niet vanzelf op. Controleer of de juiste mensen of machines beschikbaar zijn.

Verouderde urenschattingen gebruiken

Blijkt een opdracht meer tijd te kosten? Verwerk dat in je overzicht. Vergelijk achteraf ook de geschatte uren met de werkelijk bestede tijd. Daarmee kun je volgende opdrachten beter inschatten.

Een capaciteitsforecast maken in Excel of software

Voor één team met weinig wijzigingen kan Excel prima werken. Zet per week of maand de beschikbare uren naast het bevestigde en verwachte werk. Bereken wat er overblijft en schrijf erbij welke schattingen je hebt gebruikt.

Het wordt lastiger wanneer meerdere teams aan verschillende projecten werken. Verlof verandert, opdrachten schuiven en medewerkers helpen ook op andere afdelingen. Je moet dan steeds controleren of andere gegevens nog kloppen.

Planningssoftware helpt om beschikbaarheid en gepland werk samen te bekijken. Daardoor hoef je minder informatie op verschillende plekken bij te houden. Mogelijke nieuwe opdrachten en hun startdatum moet je zelf blijven inschatten.

Vooruitkijken met vPlan

In vPlan breng je het geplande werk en de beschikbare capaciteit samen. Je stelt roosters in voor medewerkers en machines en neemt afwezigheid mee. Zo kun je beoordelen hoeveel tijd er beschikbaar is voor het werk dat je plant.

In de tijdlijn zie je hoe werkzaamheden over de komende periode zijn verdeeld. Met werkbelasting vergelijk je gepland werk met beschikbare uren. Je kunt daarbij onder meer kijken per groep, medewerker of fase: een stap in je werkproces. Ook wanneer medewerkers op meerdere planborden werken, kun je hun capaciteit over die borden meenemen.

Dat geeft je een basis voor je capaciteitsforecast. Mogelijke nieuwe opdrachten beoordeel je apart. Zodra een opdracht doorgaat, plan je het werk in en zie je wat dat betekent voor de beschikbare ruimte.

Wil je hiermee aan de slag? Lees dan hoe je stap voor stap een capaciteitsplanning in vPlan maakt.

Zie eerder wanneer het druk wordt. Met vPlan zet je beschikbare capaciteit naast gepland werk. Zo kun je op tijd werk verschuiven, extra hulp regelen of een passende startdatum. Ontdek capaciteitsplanning met vPlan.

Zie wat jouw planning aankan met vPlan

Wil je eerder zien wanneer het druk wordt en hoeveel werk je nog kunt aannemen? Ontdek hoe je met vPlan beschikbare capaciteit en gepland werk samenbrengt in één overzicht. Vraag vandaag nog een gratis demo-omgeving aan en ervaar zelf hoe je knelpunten eerder ziet en op tijd bijstuurt.